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Aujourd’hui, intégrer le numérique dans ses activités s’impose comme un levier de croissance essentiel pour les sociétés. La transformation digitale se révèle en effet être incontournable pour avoir une meilleure compétitivité, réaliser des gains financiers et surtout gagner en productivité. C’est dans ce cadre que la dématérialisation est devenue essentielle pour le bon fonctionnement d’une société. Incluse dans la transformation digitale, elle permet à la structure de gérer toutes ses tâches et ses données à distance. Qu’est-ce que la dématérialisation ? Comment booster la rentabilité de son affaire avec ce levier ? Voici tout ce que vous devez savoir à ce sujet.
Dématérialisation : de quoi s’agit-il ?
La dématérialisation ou encore digitalisation des documents est une technique qui permet aux employés de votre société ainsi qu’aux collaborateurs à qui vous le permettrez d’avoir accès aux informations concernant vos activités. La dématérialisation consiste à mieux organiser le traitement des documents comportant les acteurs principaux, les diverses tâches et les procédures à suivre. À partir du moment où vous mettez ce système en place, vous pouvez sélectionner les personnes qui auront un accès aux documents et aux données que vous jugez importantes.
Partie intégrante de la transformation digitale, la dématérialisation est liée au monde virtuel. Il peut donc s’agir d’une création numérique ou d’un scan. Ce système vous permettra de consulter vos documents partout où vous vous trouvez. Il favorise la diminution des coûts associés à l’impression des documents. De cette manière, une meilleure productivité du personnel sera acquise. En quelques clics, vous pouvez disposer de toutes les informations dont vous avez besoin et les partager avec les membres de votre personnel.
De plus, la dématérialisation est une stratégie importante dans une structure qui désire booster sa productivité. Effectivement, de multiples solutions vous sont proposées pour optimiser la gestion des documents. Pour finir, grâce à la digitalisation des documents, il vous sera plus facile de réaliser leur recherche afin de garantir leur sécurité et leur confidentialité. En quelques clics, vous aurez accès aux informations dont vous avez besoin sans devoir prévoir de l’espace pour l’archivage en papier.
Vous pouvez également signer vos documents par voie électronique pour assurer une meilleure sécurité de vos informations personnelles. Cela s’avère relativement pratique pour le traitement et l’archivage des contrats de travail ainsi que des contrats commerciaux.
Le logiciel métier : l’outil de dématérialisation ultime pour booster la productivité de votre société
Le logiciel métier est un programme informatique spécialement conçu pour trouver une solution efficace aux problématiques qui se présentent dans votre entreprise. Pour ce faire, vous devrez réaliser un cahier des charges qui vous permettront de regrouper les besoins ainsi que les difficultés auxquelles vous faites face dans l’exercice de vos fonctions. Généralement, les sociétés font développer un logiciel métier sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques de leur organisme. Toutefois, vous pouvez opter pour une solution standard développée par un professionnel tel que Deltic, logiciel de dématérialisation des factures, dans la mesure où elle vous permet d’instaurer la dématérialisation dans votre structure.
Quelles sont les fonctionnalités de base d’un outil métier ?
Les options de base d’un logiciel métier sont nombreuses et peuvent être adaptées à tous les secteurs d’activités. Votre logiciel peut par exemple vous aider à recueillir des informations fiables, à simplifier les tâches chronophages de votre organisme, à optimiser la gestion de votre personnel, mais également à suivre et mieux gérer vos process de qualité.
Parmi les multiples fonctionnalités d’un logiciel métier, on retrouve la gestion informatisée des documents, la réalisation de tableaux de bord et l’évaluation des performances. Si les options de base d’une solution standard ne vous conviennent pas aux besoins de votre société, vous pouvez miser sur une solution sur mesure dont les fonctionnalités seront plus adaptées à votre structure. C’est pour cela que l’analyse des besoins de votre société est indispensable pour choisir l’outil adéquat.
Quels sont les avantages de la création d’un logiciel personnalisé ?
Utiliser un logiciel métier est une option qui présente de multiples bénéfices. Effectivement, il vous permet d’optimiser et d’automatiser le processus de dématérialisation dans votre société afin de gagner en productivité et donc de faire des économies conséquentes. Grâce à cet outil, vous n’aurez plus à perdre du temps sur des tâches récurrentes, car elles seront totalement simplifiées. Ce qui vous permettra de vous focaliser entièrement sur votre cœur de métier et d’éviter les erreurs pouvant ralentir la productivité de votre société.
Cette solution permet également d’augmenter votre chiffre d’affaires ainsi que vos revenus. Effectivement, le développement d’un logiciel métier peut vous aider à mieux gérer votre boutique physique ou votre site internet. Grâce à cette solution, vous pouvez gérer diverses données de votre affaire et ainsi optimiser votre gestion afin d’augmenter vos bénéfices.
De plus, vous profitez d’un gain de temps et de productivité considérable sur le long terme. Les frais sont donc réduits, car vous n’avez aucune licence à renouveler après un certain temps d’usage. Il en est de même pour la réduction du temps que vous passez à réaliser certaines tâches chronophages comme le processus de saisie.
Comment choisir son logiciel métier ?
Vous devez tenir compte de plusieurs éléments pour sélectionner le logiciel métier qui convient à vos attentes. Après la définition de vos besoins et des fonctionnalités indispensables à la bonne marche de vos activités, vous devez considérer :
- le budget à mettre en œuvre pour développer ou sélectionner le programme dont vous avez besoin,
- le nombre d’utilisateurs concernés par l’usage du logiciel,
- les métiers des utilisateurs ainsi que le type de module qu’ils utiliseront au quotidien. Vous pouvez donc opter pour un logiciel de recrutement, de facturation, de gestion de production ou encore de gestion financière.
Une fois que vous avez clairement déterminé les critères de sélection et les besoins de chaque collaborateur, vous devez maintenant procéder à la recherche des solutions susceptibles de vous apporter une réelle satisfaction. N’oubliez pas de confronter les options qu’elles vous offrent avec les exigences de votre métier. Testez les logiciels qui vous intéressent afin de sélectionner celui qui est le plus adapté au fonctionnement de votre entreprise. Si vous comptez miser sur un logiciel développé sur mesure, nous vous conseillons de définir clairement les spécificités de l’outil que vous comptez mettre en place grâce à un cahier des charges. Vous pouvez également utiliser des comparatifs réalisés par des testeurs fiables et crédibles pour faire un choix plus judicieux.
Pourquoi opter pour la dématérialisation dans votre société ?
En plus de vous aider à mettre directement la main sur un document dont vous avez besoin dans la cadre de vos activités, la dématérialisation offre également d’autres avantages comme :
- une meilleure productivité : grâce à la numérisation de vos documents, vos employés n’auront plus à perdre du temps lorsqu’ils voudront utiliser des informations spécifiques. Cela représente un gain de temps considérable et évite les déplacements inutiles.
Cette économie de temps peut être investie dans d’autres activités à forte valeur ajoutée pour votre affaire. Le traitement des documents sera ainsi plus rapide et plus efficace. Vous gagnerez notamment un important gain de stockage. Effectivement, la dématérialisation vous évite les stockages très élevés. Mieux encore, elle permet d’optimiser l’espace dans vos locaux afin de les rendre moins encombrés. Vous n’aurez donc plus à utiliser des cartons ainsi que des étagères pour sauvegarder les documents indispensables à la marche de votre affaire.
Vous ferez également des économies conséquentes. Avec la dématérialisation, vous n’aurez en effet plus besoin de papier et d’encre pour imprimer vos documents. Vous pourrez utiliser cet argent économisé pour améliorer vos processus de production et augmenter la satisfaction de vos clients.
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