Palanca para una transformación digital exitosa, Master Data Management es un concepto innovador. Mientras que otras dedican importantes recursos a gestionar silos de información que son difíciles de explotar, una empresa experta en MDM se centra principalmente en los datos maestros. Representa más que un tema privilegiado de una tesis de Maestría II en Ciencia de Datos, es un enfoque que genera ventajas reales. ¡Te lo contamos todo!
La gestión de datos maestros
También llamada Master Data Management (MDM), Master Data Management (MDM) se asemeja a todas las herramientas que permiten a una empresa manipular el flujo de información esencial. Se trata de medios de recogida y almacenamiento, pero también de métodos de verificación y explotación. Cada estructura tiene su propia organización, pero el objetivo siempre sigue siendo el mismo para todos. MDM tiene como objetivo garantizar que los datos de referencia estén identificados y libres de errores.
A menudo, Master Data Management combina los datos en un archivo maestro. Esto hace que sea más fácil proteger información clave y compartirla. El éxito de tal centralización depende de la unicidad. Lo que resulta más práctico es que todo el personal y los interlocutores sociales autorizados puedan acceder a un único repositorio. Todas las partes interesadas se benefician de datos de calidad, una mejor gobernanza y trazabilidad.
La necesidad de adoptar una solución MDM
La creación de soluciones MDM nació de un problema recurrente. Esta es la organización de datos en silos. La información recuperada de varios departamentos se gestiona por separado. Cada sucursal de una empresa intenta extraer información procesable a su manera. El Sistema de Información (SI) encuentra muchas dificultades a la hora de explorar los flujos adecuadamente. A menudo, TI espera sacar conclusiones de las estadísticas generadas por varias aplicaciones independientes. En resumen, los datos están dispersos.
La falta de coherencia en los flujos de información dentro de una empresa afecta el desempeño. La sociedad necesita racionalizar el manejo de datos. Ésta es la principal motivación de las estructuras que recurren a expertos externos para realizar una auditoría. Estos especialistas se centran en el software empresarial, pero también en las herramientas de gestión en manos de los departamentos. De esto surgirá el tipo de Gestión de Datos Maestros a implementar. LA solución proporcionada tiene en cuenta la información de clientes, empleados e interlocutores sociales.
Una solución específica para cada estructura
La inversión en una solución MDM tiene como objetivo sobre todo garantizar la calidad de los datos. Los directivos quieren tener información fiable, categorizada y actualizada. Muchos criterios siguen siendo alcanzables siempre que exista un único archivo central. Idealmente, este último está exento de duplicados. Entonces será considerada la única verdad en torno a la cual giran todos los procesos de toma de decisiones.
Con Master Data Management, varios subsistemas pueden girar en torno a un núcleo central. DAM o Digital Asset Management organiza todos los recursos digitales internamente. PIM o Gestión de Información del Producto coordina la información del producto. Entonces, el CMS, también conocido como sistema de gestión de contenidos, es un escaparate de la marca. La mayoría de las veces, información como los hábitos de consumo y el historial de compras están disponibles en tiempo real para permitir que cada departamento decida en consecuencia.
El archivo central estandarizado reduce los costos
Gracias a Master Data Management, el coste de uso de datos disminuye significativamente. El archivo central reúne estadísticas de solicitudes, inventarios, pedidos vigentes y mucha otra información inherente a la empresa. Se obtienen ahorros gracias a flujos de información más fiables. Además, los empleados se benefician de una visión de 360° de los productos o de la experiencia del cliente.
Un proceso MDM proporciona una ventaja concreta sobre el ciclo de vida de un producto. Gracias a información cualificada, el desarrollo y lanzamiento de una oferta se realiza más rápidamente. La mejora afecta incluso a la cadena de valor. Se vuelve más fácil desarrollar un producto que cumpla con las certificaciones. Los gerentes de calidad tienen un medio adicional para redactar informes obligatorios. Los organismos certificadores exigen una trazabilidad de los datos infalible.
Sin redundancia y aceleración de procesos.
Demasiada información mata la información. Si una empresa se encuentra con una cantidad excesiva de datos, tendrá dificultades para utilizarlos. La parte administrativa y analítica de la empresa puede penalizarlo. En lugar de confirmar las suposiciones, la información redundante sobrecarga el proceso de toma de decisiones. A falta de una estructura centralizada, los directivos se ven obligados a comparar las cifras manualmente. Peor aún, la efusión de flujos de información podría ralentizar el procesamiento rutinario.
El repositorio de datos ayuda en todos los niveles. El equipo responsable de los procedimientos podrá confiar en MDM para desarrollar los medios tecnológicos adecuados. Podría tratarse, por ejemplo, de un software con una interfaz simplificada. Tanto los vendedores como los de logística se beneficiarán de una plataforma única que facilitará la coordinación. Para todos los beneficiarios, el ahorro de tiempo es otra gran ventaja.
Desafíos que van más allá de los departamentos de TI
Toda la eficiencia operativa de una empresa depende de la forma en que gestiona la información. La implementación de una solución MDM estructurada constituye un avance tecnológico. Abandonar un modelo aislado de recopilación y procesamiento de datos garantiza resultados financieros alentadores para una empresa. Este último gana en capacidad de respuesta ya que posee información relevante que le permite decidir rápidamente. La estrategia basada en la Gestión de Datos va a un nivel superior.
La consolidación de datos esenciales en una única estructura fortalece la ciberseguridad. La confidencialidad está garantizada cuando una aplicación específica de la empresa reemplaza herramientas y software de código abierto con licencias operativas ampliamente disponibles. Un buen MDM te permite gestionar el contenido transmitido a otros lugares. Se trata, por ejemplo, de correos electrónicos, publicaciones en redes sociales o comunicaciones en los medios.
Todas las estructuras pueden beneficiarse de ello.
Los diseñadores de infraestructura MDM se dirigen principalmente a grandes empresas. Estas empresas suelen manejar grandes cantidades de información. La coordinación de los diferentes departamentos requiere la implementación de una única herramienta. Además, la gestión de datos maestros debería ser parte de una estrategia de transición digital. De este modo, las empresas emergentes y las PYME también podrán beneficiarse de él. Centralizar los datos les permitirá ahorrar recursos. El propio empresario podrá gestionar el nuevo sistema de información implantado.
Entonces, la Gestión de Datos Maestros va más allá de empresas con varios departamentos relacionados. Los sitios de Internet, medios de comunicación o tiendas online también podrán adoptarlo. Al interactuar con una gran audiencia, les conviene gestionar bien los flujos de datos. Otro público objetivo de las soluciones MDM, las agencias de comunicación digital y marketing web, están invitados a comprenderlo. En un sector muy competitivo como el de ellos, una ventaja tecnológica marcará la diferencia.
Ejemplos de aplicación de gestión de datos centralizada
La gestión de sus datos de referencia va más allá de las relaciones con los clientes. El concepto también va más allá de la comunicación digital. De hecho, MDM se aplica a todos los canales, incluidos los métodos tradicionales. Se puede transponer a producción. En las fábricas que cumplen con los estándares industriales, la información debe ser accesible para todos los integrantes de la cadena. Por ejemplo, cada operador deberá consultar la ficha técnica en cualquier momento.
Las empresas dedicadas al embalaje y la logística también se benefician de las soluciones MDM. Deben ajustar continuamente sus acciones en función de la información recopilada. Los camioneros, los repartidores y otras profesiones se ven afectados en diferentes grados. Los archivos maestros son particularmente relevantes para los minoristas electrónicos, incluso para aquellos que recién comienzan.
En el corazón de todo un ecosistema
Implementar una solución de Master Data Management no significa prescindir de otras herramientas disponibles. El concepto consiste en reorganizar los diferentes medios tecnológicos en manos de la empresa. Este último deberá, por ejemplo, integrar su software ERP (planificación de recursos) en la nueva estructura. También debería resolver la correlación con su plataforma de gestión de clientes (CRM). A veces, el desafío se reduce a vincular el software PLM (Gestión del ciclo de vida del producto) y WMS (Sistema de gestión de almacén) con MDM.
En definitiva, una solución MDM relevante reorganiza una empresa, a través de un ecosistema donde todo está conectado. Normalmente, la misión debería confiarse a un experto en sistemas de información. Esta ayuda exterior no se proporcionará sin un inventario. Sólo a partir de una auditoría se puede implementar la Gestión de Datos Maestros. Este enfoque afecta a todos los servicios: TI, recursos humanos, marketing, entrega, etc.
Funciones específicas de las soluciones MDM
Las herramientas de Master Data Management tienen como objetivo simplificar la tarea del emprendedor. Esta persona tiene apoyo relevante para la toma de decisiones. Los datos que obtendrá de la solución MDM se limpian para eliminar duplicados y otros parásitos. La información también se enriquece, clasifica y traduce con términos comprensibles. La mayoría de las veces, las infraestructuras implementadas garantizan la calidad de la información.
Para profundizar más en las profundidades de la gestión, MDM gestiona los flujos de trabajo y marca el ritmo de los procesos comerciales. Hay validaciones, finalizaciones colaborativas y muchas otras características específicas. Lo que lo convierte en una excelente manera de coordinar proveedores, referencias cruzadas, ciclo de vida del producto o comunicación multicanal.
Criterios de selección para encontrar una buena herramienta MDM
A escala de una gran empresa, la implantación de un Master Data Management representa un proyecto costoso. La estructura equivale a crear un departamento completamente nuevo. Esta decisión requiere una cuidadosa consideración por parte de la dirección. Deben enumerar las necesidades en términos de gestión de datos. La elección también debería basarse en los objetivos reales.
Luego, habrá desafíos que superar, como la dificultad de integrar el software existente. La elección de una solución MDM depende del personal del Sistema de Información. Los técnicos deberán decidir el mapeo de datos a establecer. Será necesario determinar el ciclo de vida de los datos de referencia. Esto suele ir acompañado de requisitos reglamentarios y restricciones presupuestarias.
El éxito de la Gestión de Datos Maestros
Un proyecto MDM exitoso satisface las necesidades identificadas. Su implementación debe seguir las diferentes etapas de implementación. El proyecto tiene en cuenta los procesos actuales, cuestiones propias de la actividad de la empresa, así como los canales que tomará la información. Respetar el presupuesto inicialmente fijado es fundamental. Después de implementar la estructura, será necesario realizar una evaluación de los logros.
La Gestión de Datos Maestros abre una nueva era en la explotación de datos. Una vez operativo, el sistema permite saber qué está pasando en una empresa, pero también con sus clientes en tiempo real. Es un trabajo a largo plazo que involucra a todas las fuerzas clave dentro de una sociedad. De hecho, cada empleado tiene su papel que desempeñar en la implementación, pero sobre todo en el funcionamiento del soporte MDM. Ésta es la condición sine qua non para una transformación digital gestionada eficazmente.