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Levier d’une transformation digitale réussie, le Master Data Management est un concept novateur. Alors que les autres dépensent d’importantes ressources pour gérer des silos d’informations difficiles à exploiter, une entreprise maîtrisant le MDM se concentre essentiellement sur les données de base. Représentant plus qu’un thème privilégié d’une mémoire de Master II en Data Science, il s’agit d’une approche générant de véritables avantages. Nous vous disons tout !
Le Master Data Management
Également appelé Gestion des Données de Référence (GDR), le Master Data Management (MDM) ressemble tous les outils qui permettent à une entreprise de manipuler les flux d’informations essentielles. Ce sont des moyens de collecte et de stockage, mais aussi des méthodes de vérification et d’exploitation. Chaque structure a sa propre organisation, mais l’objectif reste toujours le même pour tout le monde. Le MDM vise à ce que les données de référence soient identifiées et exemptées d’erreur.
Souvent, le Master Data Management réunit les données en un fichier-maître. Ce qui en facilite la sécurisation des informations clés et leur partage. Le succès d’une telle centralisation repose sur l’unicité. Plus pratique, un seul référentiel peut être accessible à l’ensemble du personnel autorisé et des partenaires sociaux. Toutes les parties prenantes jouissent de données de qualité, d’une meilleure gouvernance ainsi qu’une traçabilité.
La nécessité d’adopter une solution MDM
La création de solutions MDM est née d’une problématique récurrente. C’est l’organisation des datas en silos. Les informations extraites auprès de divers départements sont gérées séparément. Chaque branche d’une entreprise tente d’en soustraire des renseignements exploitables à sa manière. Le Système d’Information (SI) rencontre beaucoup de difficultés à explorer les flux convenablement. Souvent, le service informatique espère tirer des conclusions à partir de statistiques générées par plusieurs applications distinctes. Bref, les données sont éparpillées.
Le manque de cohérence sur les flux d’informations dans une entreprise impacte sur la performance. La société a besoin de rationaliser le maniement des données. C’est la principale motivation des structures qui font appel à des experts externes pour mener un audit. Ces spécialistes se penchent sur les logiciels métiers, mais également sur les outils de gestion entre les mains des départements. Le type de Master Data Management à mettre en place va en ressortir. LA solution apportée tient compte des renseignements issus de la clientèle, des employés et des partenaires sociaux.
Une solution propre à chaque structure
L’investissement sur une solution MDM vise avant tout à assurer la qualité des données. Les dirigeants souhaitent détenir des informations fiables, catégorisées et mises à jour. Autant de critères restent atteignables à condition qu’il y ait un seul fichier central. Ce dernier est idéalement exempté de doublons. Il sera alors considéré comme l’unique de la vérité autour de laquelle tous processus de décision s’articulent.
Avec le Master Data Management, plusieurs sous-systèmes peuvent graviter autour d’un noyau central. Le DAM ou Digital Asset Management organise toutes les ressources numériques en interne. Le PIM ou Product Information Management coordonne les informations sur les produits. Puis, le CMS alias Content Management System est une vitrine de la marque. La plupart du temps, les renseignements tels que les habitudes des consommateurs, l’historique des achats sont disponibles en temps réel pour permettre à chaque département de décider en conséquence.
Le fichier central uniformisé réduit les coûts
Grâce au Master Data Management, le coût de l’exploitation des données diminue de manière significative. Le fichier central regroupe les statistiques issues d’applications, d’inventaires, les commandes en cours et bien d’autres informations inhérentes à l’entreprise. L’économie est réalisée à partir de flux d’informations plus fiables. Par ailleurs, les collaborateurs jouissent d’une vision à 360 ° sur les produits ou bien l’expérience client.
Un processus MDM apporte un avantage concret sur le cycle de vie d’un produit. Grâce à des informations qualifiées, le développement et le lancement d’une offre s’effectuent plus rapidement. L’amélioration porte même sur la chaîne des valeurs. Il devient plus simple de mettre au point un produit conforme aux certifications. Les gestionnaires de la qualité détiennent un moyen supplémentaire pour rédiger les rapports obligatoires. Les organes certificateurs exigent une traçabilité des données à toute épreuve.
Pas de redondance et accélération des processus
Trop d’informations tuent l’information. Si une entreprise se trouve avec une quantité excessive de datas, elle aura des difficultés à les exploiter. Le côté administratif et analytique de la société peut la pénaliser. Au lieu de confirmer des suppositions, la redondance des renseignements alourdit le processus de décision. En absence d’une structure centralisée, les dirigeants se voient dans l’obligation de confronter manuellement les chiffres. Pire encore, l’effusion de flux d’informations pourra ralentir les traitements courants.
Le référentiel de données aide à tous les niveaux. L’équipe chargée des procédures pourra se fier au MDM pour mettre au point des moyens technologiques adaptés. Il peut s’agir par exemple de logiciel à l’interface simplifiée. Les commerciaux tout comme ceux de la logistique jouiront d’une plateforme unique qui rendra les coordinations plus faciles. Pour tous les bénéficiaires, le gain de temps est un autre avantage de taille.
Des enjeux qui vont au-delà des départements informatiques
Toute l’efficacité opérationnelle d’une entreprise repose sur la manière avec laquelle elle gère les informations. La mise en place d’une solution MDM structurée constitue une avance technologique. L’abandon d’un modèle de collecte et de traitement en silos de datas assure des résultats financiers encourageants pour une société. Cette dernière gagne en réactivité puisqu’elle détient des renseignements pertinents qui permettent de décider rapidement. La stratégie basée sur le Datas Management monte à un niveau supérieur.
Le regroupement des données essentielles dans une seule structure renforce la sécurité cybernétique. La confidentialité est au rendez-vous lorsqu’une application propre à l’entreprise remplace les outils open source et les logiciels avec licence d’exploitation à large diffusion. Un bon MDM permet de gérer les contenus transmis ailleurs. Ce sont par exemple les emails, les publications sur les réseaux sociaux ou les communications médiatiques.
Toutes les structures peuvent en tirer profit
Les concepteurs d’infrastructures MDM s’adressent principalement aux grandes entreprises. Ces sociétés manipulent souvent d’importantes quantités d’informations. La coordination des différents départements nécessite la mise en place d’un outil unique. D’ailleurs, le Master Data Management devrait s’inscrire dans une stratégie de transition numérique. À ce titre, les start-ups et les PME pourront aussi en profiter. La centralisation des données leur permettra d’économiser les ressources. L’entrepreneur pourra lui-même gérer le nouveau système d’informations mis en place.
Puis, le Master Data Management va au-delà des entreprises avec plusieurs départements connexes. Les sites Internent, les médias ou les boutiques en ligne pourront aussi l’adopter. Comme ils interagissent avec un public large, ils ont intérêt à bien gérer les flux de données. Autre population cible des solutions MDM, les agences de communication digitale et de Webmarketing sont conviées à l’appréhender. Dans un secteur très concurrentiel comme le leur, un avantage technologique fera la différence.
Exemples d’application du management centralisé des données
La gestion de vos données de référence va au-delà de la relation client. Le concept dépasse également la communication digitale. En effet, le MDM s’applique à tous les canaux, notamment les méthodes classiques. Il peut être transposé à la production. Dans les usines respectant les standards industriels, les informations devront être accessibles à tous ceux qui font partie de la chaîne. Chaque opérateur devrait par exemple consulter la fiche technique à tout moment.
Les entreprises engagées dans le packaging et la logistique sont aussi les bénéficiaires des solutions MDM. Elles doivent continuellement ajuster leurs actions en fonction des renseignements récoltés. Chauffeur routier, livreur et d’autres métiers sont touchés à des degrés différents. Les fichiers-maîtres concernent particulièrement les e-commerçants, même ceux qui viennent juste de se lancer.
Au cœur de tout un écosystème
La mise en place d’une solution Master Data Management ne signifie pas faire table rase des autres outils disponibles. Le concept consiste à réorganiser les différents moyens technologiques entre les mains de l’entreprise. Cette dernière doit par exemple intégrer à la nouvelle structure ses logiciels ERP (planning des ressources). Elle devrait aussi régler la corrélation avec sa plateforme de gestion de la clientèle (CRM). Parfois, le défi revient à arrimer au MDM les logiciels de type PLM (Product Lifecycle Management) et WMS (Warehouse Management System).
Bref, une solution MDM pertinente réorganise une entreprise, à travers un écosystème où tout est relié. La mission devrait normalement être confiée à un expert en système d’information. Cette aide extérieure ne se fera pas sans un état des lieux. C’est seulement à partir d’un audit que le Master Data Management peut être déployé. Cette démarche touche à tous les services : informatique, ressources humaines, marketing, livraison, etc.
Fonctionnalités propres aux solutions MDM
Les outils de Master Data Management visent à simplifier la tâche à l’entrepreneur. Cette personne dispose d’aide à la décision pertinente. Les données qu’il obtiendra de la solution MDM sont nettoyées pour éliminer les doublons et autres parasites. Les informations sont aussi enrichies, classées et traduites avec des termes compréhensibles. La plupart du temps, les infrastructures mises en place garantissent la qualité des renseignements.
Pour plonger davantage dans les profondeurs du management, le MDM gère les Workflows et cadence les processus métiers. Il y a des validations, complétudes collaboratives et bien d’autres fonctionnalités qui lui sont propres. Ce qui en fait un excellent moyen de coordonner les fournisseurs, les références croisées, le cycle de vie d’un produit ou la communication multicanale.
Critères de choix pour trouver un bon outil MDM
À l’échelle d’une entreprise de grande envergure, le déploiement d’un Master Data Management représente un coûteux chantier. La structure équivaut à la mise en place de tout un nouveau département. Une telle décision demande mûre réflexion de la part des dirigeants. Il leur faut lister les besoins en termes de gestion des données. Le choix devrait aussi reposer sur les objectifs réels.
Puis, il y aura des défis à relever tels que la difficulté d’intégrer les logiciels existants. Le choix d’une solution MDM revient au personnel du Système d’Information. Les techniciens devront trancher sur la cartographie des datas à instaurer. Il faudra déterminer le cycle de vie des données de référence. Ce qui s’accompagne souvent des impératifs réglementaires et des restrictions en termes de budget.
La réussite du Master Data Management
Un projet MDM réussi répond aux besoins recensés. Sa mise en place devrait suivre les différentes étapes du déploiement. Le chantier tient compte des processus actuels, des problématiques propres à l’activité de l’entreprise, ainsi que des canaux que les informations vont emprunter. Le respect du budget initialement fixé est primordial. Après l’implémentation de la structure, il faudra mener une évaluation des réalisations.
Le Master Data Management ouvre une nouvelle ère à l’exploitation des données. Une fois opérationnel, le système permet de savoir ce qui se passe dans une entreprise, mais également auprès de sa clientèle en temps réel. C’est un travail de longue haleine qui implique toutes les forces vives au sein d’une société. En effet, chaque collaborateur a son rôle à jouer dans la mise en place, mais surtout le fonctionnement d’un support MDM. C’est la condition sine qua non pour une transformation digitale efficacement pilotée.
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