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Entrepreneurs : les bonnes pratiques à tenir concernant le paiement et la facturation.

Lorsque l’on est entrepreneur, il est un point de son activité que l’on ne peut négliger : le paiement. Encaisser le règlement de factures et proposer à ses clients un moyen de paiement rapide, fiable et versatile est, en effet, primordial pour son activité. Dans cet article, la rédaction de E.S News à fait le tour des bonnes pratiques à tenir et vous présente ici un condensé des informations essentielles à retenir.

Le premier point que nous allons aborder ici est celui des moyens de paiement. En effet, selon votre activité, vous serez amené à proposer à vos clients plusieurs types d’encaissement. Pour le B2B, le virement bancaire est celui qui remporte le plus grand succès, notamment pour l’achat de marchandise auprès de grossistes ainsi que pour les paiements dits, « à échéance ».

La star du B2C : le paiement sans contact

Concernant le B2C, le contexte actuel et l’épidémie de COVID-19 font que le paiement en espèces tend à disparaître au profit du « sans contact ». Dès lors, payer par carte bancaire est devenu une évidence pour la grande majorité des Français. De ce fait, il est primordial pour un entrepreneur, quelle que soit votre activité, de vous équiper d’un terminal de paiement électronique (TPE). Les modèles récents qui acceptent le paiement sans contact ne sont guère plus volumineux qu’un smartphone, fonctionnent de manière autonome et sont aussi sécurisés que leurs homologues en poste fixe.

Facturation : quelles sont les obligations légales ?

En France, la facturation est obligatoire pour toute transaction concernant la vente de biens ainsi que pour les prestations de service entre professionnels (B2B). Il en est de même concernant toute transaction supérieure au seuil de 25€ TVA inclue auprès de particuliers (B2C).

Les mentions obligatoires à inclure sur une facture sont :

  • La date à laquelle la facture est émise,
  • La date effective de la vente ou de la prestation,
  • Le numéro unique de la facture,
  • L’identité du prestataire,
  • L’identité du client,
  • Les mentions légales (N° de TVA intracom. Siret, RCS…),
  • La description de la marchandise et/ou de la prestation réalisée,
  • Les sommes a payer HT et TTC.
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Dans certains cas particuliers, d’autres mentions complémentaires peuvent être requises. C’est le cas notamment des micro-entrepreneurs qui se doivent d’indiquer la mention « TVA non-applicable, art. 293 B du Code général des impôts » ou encore de certaines activités artisanales Nécessitant une assurance professionnelle. Il faudra dans ce cas indiquer clairement en quoi consiste la couverture de celle-ci ainsi que les conditions de prise en charge en cas de contentieux.

Est-ce possible de modifier une facture ?

De manière formelle et dans le cas de figure ou votre client aurait fait une erreur dans son adresse ou qu’un détail tel que le tarif d’un article comporte une erreur, sachez qu’il est interdit légalement parlant de modifier une facture émise. Modifier une facture impose de respecter deux ces deux règles fondamentales :

La facture que vous souhaitez modifier n’est pas encore payée.

Premièrement, il vous faudra supprimer la facture erronée. Cette action imposera la création d’un avoir, annulant ainsi la facture de manière légale. Vous devrez toutefois conserver une copie de la facture en question. La nouvelle facture quant à elle, devra reprendre les principaux éléments de celle ainsi supprimée tout en y corrigeant les éventuelles erreurs.

La facture à modifier est déjà payée par votre client.

Contrairement à ce que vous pourriez penser, modifier une facture déjà réglée par votre client est très simple. Il vous suffira tout d’abord de créer un avoir du montant de la facture et d’en créer une nouvelle, reprenant les données de la précédente et de la lier aux références du paiement effectué.

Yohann G.