Entreprise : comment abandonner la fiche de paie papier et passer au numérique ?

Afin que votre entreprise puisse se développer normalement, il faut qu’elle dispose d’un personnel sérieux. Dans ce sens, vous devez veiller, entre autres, à ce que les salaires soient toujours versés à bonne date. De cette façon, vous garderez vos employés motivés et pourrez même créer une sorte d’attachement à votre société avec quelques autres mesures. Depuis toujours, les rémunérations sont accompagnées de fiches de paie classiques. Ce sont des bulletins qui font le point de l’activité du travailleur et de son salaire. Vous pouvez désormais les abandonner pour passer aux fiches de paie numériques.

Les avantages de passer au numérique pour vos fiches de paie

Avec l’avancée des technologies et des outils digitaux, vous avez une panoplie de solutions qui peuvent vous faciliter la vie. Certaines d’entre elles sont en l’occurrence pensées spécialement pour vous aider dans la gestion des différentes fonctions de votre entreprise.

C’est la raison pour laquelle vous avez la possibilité de trouver des solutions qui peuvent faire évoluer votre prise en charge des paies. Elles sont assez performantes pour vous faire abandonner les fiches conventionnelles au profit de celles qui sont dites numériques. En plus de permettre à votre entreprise d’évoluer avec son temps, opter pour un tel logiciel offre de multiples avantages.

Gagnez du temps

L’avantage le plus notable qu’il convient de mentionner, c’est le gain de temps qui rime avec l’adoption des fiches de paie numériques. Produites à partir d’un logiciel pensé à cet effet, elles sont générées de façon automatique. Par conséquent, vous n’avez pas forcément besoin de les éditer toutes individuellement.

Pour cela, il suffit d’entrer un certain nombre de données dans la base et l’outil se chargera de faire le reste du travail. Il établit la fiche en se basant sur tous les paramètres qu’il faut considérer. Il combine toutes les variables que vous pouvez par ailleurs saisir, modifier et importer à votre guise. C’est un travail colossal qui prend habituellement beaucoup de temps lorsqu’il est réalisé manuellement.

Lorsque vous avez beaucoup d’employés, il est encore plus chronophage. Heureusement, avec un logiciel adapté, vous pouvez obtenir des fiches de paie numériques en seulement quelques secondes. Vous avez même la possibilité d’aller plus loin en programmant leur envoi à la date prévue. Vous alliez donc automatisation et anticipation pour réduire au maximum le temps d’exécution de certaines tâches.

Certaines solutions très efficaces tiennent même compte des lois en vigueur concernant les fiches de paie. De fait, la réglementation des fiches de paie en ligne est assurée par des mises à jour constantes. Vous n’avez plus besoin de prendre le temps de faire une veille pour rester au courant des modifications à la législation.

règlementation fiche de paie en ligne

Gagnez en productivité

Le passage aux fiches de paie numérique rime également avec un gain de productivité certain, surtout pour le département des ressources humaines. Avec l’automatisation de la création des bulletins de salaire, les tâches liées à la rémunération sont effectuées plus rapidement. Il y a par conséquent plus de temps pour effectuer les autres missions en attente. Le département des ressources humaines et par extension l’entreprise deviennent plus productifs. Le temps gagné est utilisé pour faire évoluer le travail à une vitesse supérieure.

Diminuez les erreurs et les risques de pertes de données

Les fiches de paie conventionnelles sont caractérisées par de nombreuses erreurs. C’est tout à fait normal compte tenu de la charge de travail que leur préparation représente. Il faut donc vérifier les variables plusieurs fois avant de les saisir sur les bulletins de salaire. Durant cette phase, les risques de faire des erreurs sont très élevés.

Il en est de même pour la phase de calcul des rémunérations avec tous les paramètres à prendre en compte. Un logiciel de gestion de paie fonctionne automatiquement et ne se fatigue pas. Il peut générer autant de bulletins de salaire que vous le souhaitez avec le même degré d’exactitude. Étant donné qu’il limite l’intervention humaine, les erreurs ne sont plus que de mauvais souvenirs.

Vous avez des bulletins qui correspondent véritablement au temps de travail des salariés. Par ailleurs, avec les fiches de paie numériques, vous pouvez dire adieu aux pertes de données issues des transferts incessants des variables. Avec l’outil qui les génère, vous avez à disposition une base unique qui centralise toutes les informations. Elles sont sécurisées et accessibles à tout moment.

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Réalisez des économies

Plusieurs fonctions du département des ressources humaines sont liées à la gestion des rémunérations. En adoptant les fiches de paie numériques, vous adoptez par la même occasion toute la gestion nécessaire à leur édition. Bien entendu, ce n’est pas la seule fonctionnalité de l’outil.

Un logiciel de gestion de paie en possède généralement beaucoup d’autres qui viennent alléger la tâche du personnel des ressources humaines. Il peut notamment réaliser plus de tâches qu’eux, en utilisant moins de ressources. Il lui faut moins de temps, de personnel et même de matériel pour remplir toutes ses fonctions.

logiciel fiche de paie en ligne

Comment choisir la solution de paie numérique la plus adaptée à votre entreprise ?

Il est presque impossible de passer aux fiches de paie numérique sans adopter au préalable une solution numérique. Vous devrez donc la choisir avec grand soin pour vous assurer qu’elle est adaptée à votre entreprise. Pour ce faire, vous devez simplement vous laisser guider par la considération de points précis.

Les fonctionnalités

La première chose à faire est de prendre en compte les fonctionnalités du logiciel. Elles sont très importantes dans la mesure où elles définissent tout ce que vous pouvez faire avec l’outil. Cependant, l’idée n’est pas de vous tourner vers la solution de paie numérique avec la plus longue liste de fonctionnalités. Nous vous recommandons de privilégier plutôt celle qui dispose des options les plus utiles pour vous.

Parmi celles-ci, il doit naturellement y avoir l’automatisation de la paie, mais aussi la veille légale ou encore la gestion des déclarations sociales. Pour que les fonctionnalités les plus indispensables pour vous soient évidentes, prenez la peine de faire le point de vos besoins. Vous pourrez ainsi avoir une idée claire de ce que vous souhaitez faire avec votre logiciel, en plus de passer aux fiches de paie numériques.

La facilité d’utilisation

L’étape suivante est de vous fier à la facilité d’utilisation du logiciel de paie. Avoir une solution de gestion des salaires, c’est bien. Avoir un outil qui permet de gérer les rémunérations tout en étant simple d’usage, c’est encore mieux. Il ne sert à rien de vous encombrer d’un logiciel qui est complexe et difficile à prendre en main.

Vous ne ferez que ralentir vos processus et paralyser votre service des ressources humaines. L’idéal est alors une solution intuitive dont la compréhension ne demande que peu de temps. Pour vous en assurer, vous pouvez tester différents outils avant de vous décider. Les prestataires les plus transparents et les plus sérieux proposent des « démos » qui vous donnent un aperçu des fonctions des logiciels. Ce sont, en termes simples, des tests détaillés.

Les tarifs

Pour finir, il est judicieux de considérer le coût d’utilisation de l’outil. Pour le mettre entièrement à votre disposition, le prestataire définit un tarif qui représente les frais à engager sur une certaine période.

Vous devez en tenir compte pour déterminer un budget et trouver l’outil qui vous offre le meilleur service à un prix raisonnable. Pour choisir le moins onéreux, les tarifs sont souvent affichés sur les sites des prestataires, mais il est parfois nécessaire de demander un devis en fonction des abonnements proposés pour pouvoir utiliser toutes les fonctions, ou une partie, du logiciel.

Quelle est la réglementation des fiches de paie en ligne ?

Depuis 2009, la fiche de paie numérique est devenue incontournable en milieu professionnel. Toutefois, son adoption massive était restreinte par une contrainte majeure. Il était impossible pour l’employeur de donner une fiche de paie numérique sans l’accord préalable du salarié.

En considérant le fait que de nombreux travailleurs sont traditionalistes, il est facile d’imaginer le frein que cela a été pour l’usage des bulletins de salaire numériques. Depuis 2016, les conditions d’utilisation du bulletin de salaire en ligne ont été revisitées.

Elles ont été assouplies. Plus précisément, depuis le mois de janvier 2017, il n’est plus nécessaire d’avoir l’autorisation du salarié pour lui envoyer une fiche de paie numérique. Ce fut la pierre qui manquait à cet édifice pour favoriser l’essor de ce type de bulletins de salaire. Bien entendu, même si le travailleur est présumé d’accord, son droit de s’opposer ne lui est pas retiré. Vous pouvez donc passer sans crainte aux fiches de paie numériques dans votre entreprise.

Yohann G.