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Alquiler de salas de reuniones: ¿qué necesitas saber?

Cuando inicias una actividad profesional, muchas veces necesitas una sala de reuniones pero no tienes el espacio para ello. Dar una buena impresión a los clientes potenciales es casi tan importante como hacer un trabajo profesional y ser convincente durante la reunión. Hoy en día, las empresas se han especializado en compartir espacios, o incluso en alquiler individual. Esto permite a emprendedores o pequeñas empresas beneficiarse de una sala de reuniones moderna, versátil y multifuncional a un precio ventajoso, sin costes fijos ni gastos de mantenimiento. Hablamos !

¿Dónde y cómo alquilar salas de reuniones o conferencias?

Hoy en día es posible alquilar salas de reuniones, salas de reuniones o salas de conferencias en diferentes espacios. Puedes alquilar habitaciones en grandes centros de convenciones o en algunos hoteles, principalmente aquellos que se especializan en viajes de negocios y reuniones o están ubicados cerca de aeropuertos. También puedes optar por los centros de negocios, que normalmente ofrecen beneficios como salas de diferentes tamaños y capacidades, alquiler por horas, disponibilidad de recursos tecnológicos de última generación e incluso servicios adicionales como servicios de secretariado o coffee breaks.

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[Arriba, Comet Bourse, un espacio único de 2.200 m² situado en el segundo distrito de París. Un auditorio de 280 asientos
y te esperan 14 salas de reuniones.]

alquiler de salas de reuniones en París

¿A qué debes prestar atención al alquilar una habitación?

Hay muchas razones por las que podemos necesitar alquilar salas de reuniones. Puede que no tengamos suficiente espacio en nuestras instalaciones o simplemente que no nos resulte práctico utilizarlas, ya sea porque

no ofrecen la imagen que queremos transmitir, ya sea porque no cuentan con los servicios que necesitamos.

Capacidad de la habitación

A la hora de buscar alquilar salas de reuniones, la primera condición que debes tener en cuenta es su capacidad y, por tanto, debes tener claro el número de personas convocadas. Si se trata de una reunión pequeña, de 4 o 5 personas como máximo, deberás optar por una sala de al menos 8 a 10 m2, o aproximadamente 2 m2 por persona. Para reuniones de grupos más grandes, puedes reducir el espacio a 1,5 m2 por persona. En cualquier caso, es recomendable elegir una instalación donde poder realizar más reuniones en el futuro y que, por tanto, disponga de salas de diferentes capacidades para acoger eventos de diferentes formatos, desde reuniones de directorio hasta salas para entrevistas de trabajo, reuniones de equipo, reuniones con socios, negociaciones, etc.

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La flexibilidad de la habitación.

Antes de alquilar una sala de reuniones, es necesario conocer el tipo de mobiliario disponible. El mobiliario debe adaptarse a tus necesidades y, en este sentido, es deseable que sean salas polivalentes, y que su distribución se pueda adaptar al formato de la reunión que se desee organizar. Por otro lado, es deseable poder alquilar la habitación por las horas que realmente necesitas y no estar obligado a alquilarla por el día o media jornada.

La ubicación de la habitación.

La ubicación de la sala de reuniones es un aspecto fundamental y, en este sentido, gran parte del éxito del evento depende de dos elementos. En primer lugar, es necesario elegir un espacio donde los participantes puedan aparcar su vehículo privado o llegar en transporte público si lo desean. En París, normalmente, elija una sala de reuniones no lejos de una estación de tren o metro. En segundo lugar, y no menos importante, la ubicación de la sala de reuniones debe corresponderse con la imagen que se quiere transmitir. Por tanto, conviene elegir instalaciones situadas en lugares céntricos y agradables, con servicios de calidad en los alrededores y buenas conexiones de transporte.

Tecnología espacial

A la hora de alquilar una sala de reuniones, es importante comprobar qué recursos tecnológicos hay disponibles. Una de las ventajas de alquilar salas en un centro de negocios es que suelen contar con el equipamiento y material audiovisual necesario para las reuniones, como ordenadores, proyectores, pantallas, televisores, parlantes, etc. Il est également utile de demander si la salle dispose d’un service de vidéoconférence : même si vous n’en avez pas besoin au départ, il peut y avoir des imprévus de dernière minute, comme des personnes qui ne peuvent pas assister à la réunion en persona.

En París, los alquileres son exorbitantes. ¡Con el alquiler olvídate de los costes fijos! Como ya hemos comentado, la principal ventaja es que siempre tendrás una habitación moderna, limpia y con estilo, sin costes de mantenimiento ni costes fijos. Todo lo que necesitas hacer es reservar la hora y el día y la sala de reuniones o sala de conferencias estará lista para ti.