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Contabilidad: 5 soluciones para empresas

Durante el transcurso de la operación de su negocio, una empresa debe saber exactamente a dónde va su dinero. Este punto es fundamental tanto para la organización como para el éxito de la actividad. Una estructura que no lleva sus cuentas correctamente está infringiendo a nivel comercial, fiscal y legal. Si se llevara a cabo una auditoría financiera, los documentos contables serían los primeros en examinarse. En ausencia de estos documentos, la empresa en cuestión estaría expuesta a sanciones que pueden ser más o menos graves según la situación.

Dado que la contabilidad puede asimilarse a una segunda actividad por el tiempo y seguimiento que requiere, puede ser interesante calibrar tus posibilidades para llevarla a cabo lo mejor posible. A continuación te presentamos varias soluciones por las que puedes optar para gestionar la contabilidad de tu negocio.

Outsourcing de contabilidad: gestión integral

Hoy en día, cada vez más empresas optan por subcontratar su contabilidad. Es una tendencia fuerte que conlleva muchos beneficios. Para las empresas interesadas, recordaremos especialmente la posibilidad de empezar con un pequeño equipo totalmente centrado en el negocio principal de la estructura.

Esta elección se puede realizar de dos formas: gestión integral o compartida. El primero va a confiar toda la gestión de su contabilidad a una entidad tercera. Podría ser un contador autónomo, un experto en el campo de las finanzas o incluso una estructura especializada. Lo ideal sería apostar por la proximidad si piensas confiar la contabilidad de tu negocio a un socio. Entonces, si estas buscando una firma de contabilidad y usted vive en París, prefiere una estructura local que pueda demostrar buenos conocimientos y una amplia experiencia.

La gestión integral, como su nombre indica, significa dejar que su proveedor de servicios se encargue completamente de sus diversas tareas contables. Seguidamente se asignará el profesional o equipo responsable la organización de todas las operaciones administrativas en relación con la contabilidad y el seguimiento. Luego le proporcionará informes para mantenerlo informado y podrá comunicarse con usted si detecta algún problema. El podrá :

  • preparar sus documentos contables,
  • recoger los documentos justificativos,
  • escribir en los libros de cuentas,
  • preparar sus declaraciones de impuestos,
  • hacer revisiones de fin de año.

A cambio, ahorrarás mucho tiempo para dedicarlo a tu negocio y su desarrollo. Sin embargo, usted confía completamente en su proveedor de servicios para su contabilidad. En este sentido, deberá asegurarse de que elija una estructura confiable. Éste podrá asesorarle lo mejor posible sobre todos los riesgos legales y fiscales relacionados con su actividad.

subcontratación de empresas contables

Proveedor de servicios externo: contabilidad compartida

Si bien la subcontratación total de la gestión ofrece ciertas ventajas, en determinadas situaciones puede preferirse la gestión compartida. Este es particularmente el caso cuando una empresa desea mantener cierto control sobre ciertas tareas contables. Luego serán realizadas por un equipo interno y el resto de las operaciones podrán confiarse a un proveedor de servicios externo; es la elección de la subcontratación compartida.

Esta solución permite a los líderes empresariales ajustar su seguimiento financiero como mejor les parezca según sus prioridades. Pueden adaptar los términos de subcontratación con su colaborador con más flexibilidad. De esta forma, pueden ser más flexibles a la hora de gestionar el tiempo dedicado a su actividad. En caso de alta demanda, pueden confiar más tareas al proveedor de servicios externo y, cuando tengan más libertad, hacerse cargo de la gestión de parte de estas operaciones. También es una forma de mantener el control de sus operaciones contables mientras controla el costo de la subcontratación.

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Sin embargo, incluso si esta elección le permite ser más flexible en la gestión de las tareas contables, deberá tomarse el tiempo para definir un acuerdo claro con su socio antes de comenzar. Un cambio de dirección en relación con el seguimiento de tareas primero debe comunicarse a su proveedor de servicios a través de un documento o durante una reunión.

Establecer un departamento de contabilidad interno.

Una empresa puede desear gestionar sus operaciones contables internamente por diferentes motivos. Esto puede implicar cláusulas de confidencialidad sobre sus servicios o sus cuentas, o evitar costes de subcontratación, etc. De hecho, aunque la ley obliga a las empresas a mantener sus cuentas al día, no se menciona la necesidad de recurrir a un experto en la materia. Así que, si te gusta manejar números y tienes tiempo para hacerlo, puede ser interesante hacer tu propia contabilidad. Sin embargo, tenga cuidado de informarse sobre las normas vigentes.

Si tienes una gran empresa, te resultará casi imposible encargarte tú mismo de la contabilidad de tu estructura. Si desea internalizar estas operaciones, puede reclutar un perfil contable o formar un equipo quién se encargará de estas operaciones dependiendo del tamaño de su actividad. El departamento de contabilidad podrá entonces garantizar:

  • gestión de efectivo,
  • registrar los ingresos y desembolsos en el libro contable,
  • el inventario de sus productos,
  • el establecimiento de los balances de la empresa,
  • Análisis del estado financiero y desempeño de su negocio.

Esta opción está reservada más bien a las grandes empresas que disponen de numerosos puntos de venta que registran cientos o incluso miles de transacciones cada día.

Subcontratar la contabilidad de una empresa

Celebrada internamente: el consultor contable

Una PYME que desee internalizar su contabilidad puede navegar entre dos posibilidades: la contratación de un perfil contable o la intervención puntual de un contable. En ambos casos, los costos se pueden controlar. El perfil contable garantizará que el flujo de caja de la estructura se mantenga actualizado y podrá informar a los gestores en caso de problema. La remuneración puede basarse en la experiencia del perfil. Si el perfil es muy competente, los riesgos de que la remuneración sea muy alta serán mayores. Entonces será preferible ofrecerle sus servicios ad hoc para contener los costes.

Un consultor contable domina su campo de intervención. Sabe qué decisiones tomar en determinadas situaciones y puede realizar seguimientos semanales, mensuales o trimestrales, según las necesidades de sus clientes. Este tipo de perfil puede ocurrir dentro de su estructura y completar las tareas requeridas puntualmente. También deberá asegurarse de haber firmado previamente un acuerdo de confidencialidad de acuerdo con los términos de su empresa.

Utilice software de seguimiento de efectivo

Las operaciones contables representan un conjunto de procesos que pueden automatizarse para limitar la intervención humana. Para dar el paso hacia la transición digital, pero también para aliviar a los empresarios, se han desarrollado numerosas soluciones de software. Estos permiten realizar la gran mayoría de operaciones contables sin mucho esfuerzo. Si eres autónomo, esta es la solución que necesitas ya que podrás llevar tú mismo la contabilidad sin que te quite tiempo.

Si tienes un equipo grande, será mejor ir a una solución tipo SaaS que te ofrecerá más funcionalidades para automatizar sus diversas tareas. También asegúrese de haber integrado ya un sistema de información en la operación de su empresa. Se agregará software de seguimiento SaaS a este sistema para acceder más fácilmente a la información que necesita para mantener sus cuentas actualizadas.

Por último, las soluciones digitales pueden estar sujetas a ciberataques. Por tanto, no debe descuidar la seguridad de su sistema de información. También asegúrese de preguntar a los desarrolladores de la solución que desea adoptar sobre los protocolos de seguridad incluidos en el software.