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Google Drive: almacenamiento en la nube de Google

En una época de desmaterialización de la información y del Cloud Computing, es inconcebible no conocer Google Drive. Accesible en PC y teléfonos inteligentes, este servicio le permite editar, modificar o guardar archivos de Office. Si le atrae la idea de gestionar artículos, fotografías o vídeos online, esta guía simplificada es para usted.

Inicia sesión en Google Drive

Existen diferentes formas de acceder al servicio de almacenamiento e intercambio de contenidos de Google. En particular, puede utilizar su navegador actual. Simplemente ingrese una consulta como «cómo iniciar sesión en Google Drive? «. El motor de búsqueda te responde con un enlace de redireccionamiento. También es posible ingresar drive.google.com en la barra de direcciones de Mozilla o Chrome. Otro método más es tomar la ruta a través de su cuenta de Gmail. Se aceptan los servicios de mensajería de Yahoo y La Poste.

Para usuarios de dispositivos móviles, deben descargar la aplicación desde Play Store. Además, este enfoque también es posible para usuarios de PC. Una vez que el programa esté instalado en el dispositivo, podrás comenzar a usarlo y acceder a 15 GB de espacio de almacenamiento de forma gratuita. Está organizado como un buzón con menciones, documentos recientes e importantes y basura. También tienes una papelera y la pestaña “compartido conmigo”. La estructura de árbol aparece si hace clic en «Nuevo». Incluso puedes generar o importar carpetas. Considere el color de las carpetas.

Crea documentos en el formato de tu elección.

Si te estas preguntando cómo utilizar Google Drive, debes saber que el funcionamiento es el mismo que con Office. La suite ofimática en línea utiliza códigos de colores para distinguir los tipos de archivos. El azul es para el equivalente de Microsoft Word. Green es Sheet, una hoja de cálculo en línea que corresponde a Excel. Para PowerPoint, el formato de diapositiva está asociado con el rojo.

Para crear texto, haga clic en Documentos. Se abre una hoja en blanco. Verá que se ofrecen todas las funciones de Word. Después de escribir, haz tu diseño. También es posible insertar imágenes o dibujarlas a partir de Dibujos. El contenido es «Sin título» de forma predeterminada. Cambie el nombre como desee. No es necesario pensar regularmente en las teclas Ctrl+S, la grabación se realiza automáticamente en la nube.

Los documentos guardados en Drive se pueden exportar. Se convierten a los formatos clásicos (.docx, .xls, etc.) de tu paquete ofimático. Para extraer contenido de la aplicación en línea, presione «Archivo». Vaya a «Descargar» eligiendo el tipo deseado (texto, hoja de cálculo, diapositivas). El camino opuesto es posible. Puede mover archivos desde su computadora a Drive.

Comparte tus archivos con amigos o colegas

El botón «Compartir» está en la parte superior derecha de Drive. Un solo clic es suficiente para que un documento sea accesible para un contacto. Primero, debes ingresar su dirección de correo electrónico de Gmail. Cada vez que compartes, tienes la opción de agregar una nota explicativa o no. El lápiz a la derecha de la aplicación sugiere 3 opciones.

  • Editar significa que el contacto puede interactuar en todo el documento.
  • El comentario solo le permite anotar sus comentarios.
  • La lectura restringe su conexión a una consulta.

Para editar un documento, usted y el contacto autorizado pueden usar la barra de tareas en la parte superior. Cada una de las acciones de la otra persona se representa con un color distinto al tuyo. También es posible que varios internautas interactúen sobre un mismo contenido. Esto convierte a Google Drive en una herramienta colaborativa sencilla pero eficaz.

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Disfruta del modo sin conexión

Usted sabe ¿Cómo descargar Google Drive? En caso afirmativo, recuerde que instalar la aplicación en su dispositivo proporciona varios beneficios. En particular, tienes la posibilidad de aprovechar el programa alternativo al paquete office sin estar en la Web. Para hacer esto, debes ir a «Configuración» y luego marcar la opción «Sincronizar sin conexión» mientras aún estás en línea.

Cuando te desconectes de Internet, seguirás teniendo acceso a todos los documentos de la plataforma. Incluso tienes permiso para modificarlos. El guardado de cambios y la sincronización sólo se realizarán cuando regrese a la Red. Todo ello convierte a Google Drive en una aplicación estrella. Tiene más de mil millones de descargas antes del Covid19. El número de usuarios sigue aumentando durante y después de la pandemia.

11 funciones esenciales en Google Drive

Es posible que no conozcas todas las funciones de Google Drive, lo utilices o no.
Aquí hay 11 características notables.

Google Drive es uno de los servicios de almacenamiento en la nube más utilizados.
Además, si usas Gmail, también usas Google Drive, ya que tus 15 GB de almacenamiento gratuito se comparten entre los dos servicios.
Como clientes de Google Drive, hemos descubierto una serie de funciones excelentes que pueden ayudarle a aprovechar al máximo este servicio.
Estas son algunas de nuestras preferencias personales.

Tenga en cuenta los atajos de teclado más útiles.

La interfaz de Google Drive no es la más fácil de usar al principio y se necesitan algunos clics adicionales para completar las actividades más básicas.
Si está familiarizado con los atajos de teclado de Google Drive, podrá trabajar más rápido.
Puede encontrar la lista completa abriendo Google Drive y presionando ?
También puede acceder a los atajos de teclado haciendo clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha de la pantalla.
Descargue archivos con Shift + U, descargue carpetas con Shift + I y abra la configuración con t.

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Prepare archivos para utilizarlos cuando no esté conectado a Internet.

En el escritorio, Google Drive te permite acceder a algunos archivos sin conexión, pero esta función solo está disponible con Google Chrome.
Instale la extensión Google Docs Offline si tiene el navegador.
Regrese a Google Drive y seleccione Configuración > Modo sin conexión en el símbolo del engranaje.
Seleccione «Crear, abrir y editar sus archivos recientes de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en este dispositivo sin conexión» en el menú desplegable.

Abra el archivo que desea tener sin conexión en la aplicación Google Drive en Android o iPhone, toque el ícono con los tres pequeños puntos en la esquina superior derecha, luego toque «Hacer disponible sin conexión».

Los spammers deben ser bloqueados.

Puede evitar que alguien comparta archivos no solicitados con usted a través de Google Drive si no quiere dejar de hacerlo.
Vaya a la pestaña «Compartido conmigo» en Google Drive y haga clic derecho en un archivo compartido por esta persona.
Luego elija «Bloquear nombre de usuario >>» en el menú desplegable.

Bloquee a los usuarios para que no descarguen archivos que se hayan compartido con ellos.

Puede utilizar esta función para compartir archivos con alguien pero no permitirle copiarlos, imprimirlos o descargarlos.
Haga clic en el icono de compartir en la esquina superior derecha para enviar el archivo a Google Drive.
Ahora, en la ventana de permisos para compartir, seleccione el ícono de ajustes para mostrar dos nuevas opciones.

Conexión de Google Drive

«El contenido puede ser descargado, impreso o copiado por lectores y comentarios».
La otra opción evita que los editores del archivo cambien los permisos del archivo o lo compartan con otros.

Libera espacio rápidamente

Si su cuenta de Google Drive ha excedido su límite de almacenamiento, puede agregar más rápidamente siguiendo estos sencillos pasos.
Encontrará todos sus archivos ordenados por tamaño en la página de cuotas de almacenamiento.
Este es un gran lugar para empezar a limpiar.

También puedes eliminar elementos de la carpeta «Compartido conmigo» si ya no los necesitas.
Finalmente, busque archivos huérfanos que estén ocupando espacio pero que no estén en uso.

Elimine los archivos sugeridos de la página de inicio.

Nunca es demasiado tarde para limpiar tu página de inicio de Google Drive.
El cuadro «Sugerencia» en la parte superior de la página puede resultar confuso.
Puedes deshacerte de él si no lo usas.
Esto no eliminará los archivos, pero evitará que Google muestre archivos aleatorios en la página de inicio.

Para hacer esto, vaya a la página de inicio, luego haga clic en el símbolo de engranaje > Configuración > General, luego desmarque «Mostrar archivos sugeridos en Mi unidad» y «Mostrar archivos sugeridos en ‘Compartido conmigo'» en la pestaña Sugerencias.

Busque aplicaciones que le resulten útiles.

Google Drive se integra con muchos servicios populares, como Adobe Acrobat, Asana y DocuSign. Para que puedas conectar tus aplicaciones favoritas a Google Drive y aumentar tu productividad.
Para encontrar lo que buscas, dirígete a la página de aplicaciones de Google Drive.

Haga copias de archivos que no se hayan abierto.

Esto puede parecer obvio, pero es muy útil.
No es necesario abrir los archivos e ir a Archivo > Crear copia para duplicarlos al instante.
Simplemente haga clic derecho en el archivo y seleccione Crear copia en el menú.

Utilice filtros de búsqueda más complejos.

Los criterios de búsqueda avanzada de Google Drive facilitan la búsqueda de los archivos que necesita.
La búsqueda avanzada es accesible para todos porque no es necesario memorizar términos para utilizarla.

Fotos de Google Drive

Para acceder a Google Drive, vaya a la parte superior de la página y haga clic en el ícono de tres guiones en el cuadro de búsqueda.
Esto abrirá los filtros de búsqueda avanzada, que puede personalizar según sus necesidades.
Filtrar por tipo, propietario, carpeta, nombre, fecha y otros criterios.

Busque documentos que se hayan abierto recientemente.

Si recientemente abrió un archivo en Google Drive y no puede encontrarlo, sepa que Google realiza un seguimiento de todos los archivos abiertos.
Para encontrar el archivo que necesita, vaya a la página dedicada.

Haga una copia de seguridad de su teléfono inteligente y/o computadora portátil con Google Drive.

Puede utilizar el almacenamiento de Google Drive para hacer una copia de seguridad de su teléfono inteligente y/o computadora si lo tiene.
Primero necesitas descargar el programa Google Drive para Windows o Mac y configurarlo para hacer una copia de seguridad de tus cosas.
Deberá decidir si desea sincronizar o reflejar todos sus datos.
En la página de ayuda, Google explica todo en detalle.

Abre la aplicación Google Drive en tu teléfono inteligente y toca el menú con las tres líneas en la esquina superior derecha.
Seleccione Configuración > Copia de seguridad > Iniciar copia de seguridad en el menú desplegable.