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Google Agenda, dossier complet sur cet outil dédié à votre organisation

Puisque votre temps vaut de l’or, Google Agenda propose de le gérer de manière pratique et ludique en même temps. Préinstallé sur les Smartphones fonctionnant sous Android, cet outil vous évite de tout noter sur un carnet ou gribouiller sur un calendrier en carton. Au troisième millénaire, la technologie vous simplifie la tâche de diverses façons.

Un agenda numérique signé par Google pour gérer votre temps

L’outil Agenda édité par Google est un calendrier digital pourvu de nombreuses fonctionnalités. Vous pouvez y mentionner vos rendez-vous. C’est aussi l’allié idéal pour vous rappeler des anniversaires des proches. Un système de notifications vous épargne tout oubli. Cette application est compatible aux téléphones portables, mais convient également aux possesseurs de tablettes et d’ordinateur.

Ayant le mérite d’être interactif, Google Agenda peut être partagé. Cette particularité aide ceux qui doivent confier la gestion de leur emploi du temps à un tiers, en l’occurrence une secrétaire ou un collègue de travail. L’appli permet aussi aux parents trop occupés de s’organiser avec les enfants en échangeant leurs mémos respectifs.

La force de ce bloc-notes digital repose sur sa simplicité. Au fil des mises à jour, l’éditeur cherche à ajouter des fonctionnalités sans rendre l’outil numérique plus compliqué qu’auparavant. Au contraire, les différentes améliorations facilitent votre quotidien. De plus, l’appli peut s’utiliser aisément sans connexion Internet, du moins de manière permanente.

Outil prêt à l’emploi disponible sur le Smartphone

L’utilisation d’Agenda nécessite un compte Google ou une adresse Gmail. Ces deux conditions permettent d’accéder directement à l’application native d’Android. Après s’être connecté, l’usager le retrouve sur la liste des programmes figurant dans le système d’exploitation pour mobile. Autrement, il suffit de se rendre sur calendar.google.com et s’inscrire. Cette démarche reste entièrement gratuite et ne prendra qu’un bref instant.

Google Agenda cherche à faciliter la tâche à ses utilisateurs. Il est ainsi configuré dès la première ouverture. Cet outil prêt à l’emploi requiert une connexion minimale de type 3G ou ADSL dans un premier temps. Puis, il est toujours possible de régler les paramètres pour un usage hors ligne. Quelques manipulations simples modifient le fonctionnement, mais optimisent surtout l’apparence de l’appli. À titre d’exemple, le bleu est la couleur par défaut, mais d’autres thèmes sont à essayer.

Dans la présentation de Google Calendar (aka Agenda) affiche les dates marquantes du mois en cours. Il rappelle aussi les jours fériés. Les événements familiaux et professionnels pourront y figurer. L’utilisateur a la possibilité d’enregistrer des notes quotidiennes, dont des noms et des adresses indispensables.

Exporter d’autres rendez-vous ou de précédentes notes

Bon nombre d’utilisateurs de téléphones sous Android connaissent bien l’existence de cet agenda intégré. Par contre, peu d’entre eux en tirent réellement profit et gagnent en productivité grâce à ses capacités d’organiseur connecté. La majorité se contente de consulter le calendrier. Pourtant, les fonctionnalités de cette application sont pour le moins surprenantes. Vous avez droit à plusieurs commandes, dont l’exportation de données.

Il est possible de débuter avec Google Agenda sans commencer par un tableau vierge. Ceux qui utilisent déjà un organiseur de type Outlook ou bien Apple Calendrier peuvent en importer les contenus. Le processus reste facile, mais devrait se faire uniquement sur un ordinateur. Concrètement, il faut chercher le bouton « Exporter » sur le programme source. Il se trouve dans le Menu.

Les contacts, dates et notes exportés depuis un calendrier tiers peuvent prendre plusieurs formats. Ce sont des tableaux ou bien des textes. Dans tous les cas, Google Agenda dispose des ressources nécessaires pour la transposition de ces informations. L’idéal serait d’opter pour CSV. Il évite tout souci de compatibilité. Les utilisateurs de Mac pourront aussi cocher le format vCard avant d’importer du contenu.

Grande compatibilité et paramétrage simplifié

Agenda est configuré comme LE calendrier et bloc-notes par défaut sur Android. Pour les utilisateurs d’iPhone ou d’iPad, il faudra le régler manuellement à partir des Paramètres. Ils doivent aussi se connecter depuis leur compte Google avant de pouvoir commencer à profiter de l’outil. Lorsque cette étape est faite, ils pourront importer les données depuis leur programme de gestion du temps sur leur PC ou bien à partir de Gmail.

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Le paramétrage reste le même pour tous les terminaux (mobiles et fixes). Il faut notamment régler la langue ainsi que la région où l’usager se trouve. À ce titre, Google détermine automatiquement ces deux détails à partir des données récoltées par votre Chrome, son navigateur natif. La personne peut toujours changer la situation géographique.

Le fuseau horaire compte énormément pour le fonctionnement d’Agenda. L’appli détecte celui du réseau mobile. Si vous êtes en en voyage, l’horloge s’adapte automatiquement à l’heure locale. Le programme fait le réglage à partir des renseignements basiques du téléphone, mais tient surtout compte de l’adresse IP. Ces détails pourront être modifiés manuellement en cas de besoin.

Pour se rappeler des anniversaires et écourter les réunions

L’utilité d’Agenda repose sur les notifications. Le programme est conçu pour rappeler des événements tels que l’anniversaire d’un ami ou le jubilé du mariage des parents. Ces données sont à enregistrer selon la convenance de l’usager. La manipulation pourrait sembler compliquée la première fois, mais devient rapidement une routine.

Une appli qui met en valeur les familiaux et les commémorations en tout genre est bien salutaire pour les personnes très occupées. Les « têtes en l’air » pourront aussi s’en servir pour diverses taches professionnelles ou ménagères. L’outil permet même de limiter le temps pour les souhaits et les embrassades. Les concepteurs estiment qu’une durée entre 15 et 120 minutes suffit comme parenthèse.

La finalité de Google Agenda n’est pas tellement de rappeler les événements marquants. Outre cette fonctionnalité, il aide à gérer la productivité en calibrant les réunions professionnelles. Le bloc-notes donne l’heure de début du meeting et sa fin éventuelle. De cette manière, l’utilisateur stresse moins, s’il a un emploi du temps chargé pour la journée.

Combiné avec une extension de Chrome pour plus de pragmatisme

Les fonctionnalités de Google Agenda s’élargissent grâce à la synchronisation avec d’autres applications ou plateformes. Les extensions de Chrome sont justement faites pour aider dans cette voie. Checker Plus propose suffisamment de puissance pour contourner les problèmes de compatibilité. Il a le mérite d’être synthétique puisque tout se trouve sur une seule page ou une simple fenêtre pop-up.

Pour ceux qui travaillent sur Google Chrome en version PC, il faut emprunter la barre de recherche pour ajouter des notes. Concrètement, il suffit de saisir « cal », puis enregistrer toutes les informations concernant l’événement. La date, l’heure et bien d’autres détails pourront être mentionnés. Les programmes qui reviennent mensuellement pourront être copiés grâce à la fonctionnalité « glisser/déposer ».

Quoi qu’il en soit, Checker Plus est un complément utile entièrement gratuit. La personnalisation se fait librement avec une large variété de coloris au choix. Les notifications, l’apparence des boutons ainsi que divers détails sont paramétrables sur cet outil de gestion indispensable au quotidien.

Pour ceux qui veulent plus de fonctionnalités

Plusieurs alternatifs à Google Calendar sont disponibles sur le marché. Ils offrent plus de puissance pour ceux qui veulent un organiseur encore plus professionnel.

  • Google Agenda Plus se distingue par les options de personnalisation. Il permet notamment de déterminer le nombre de jours à afficher. Diverses commandes sont déjà en place, dont la durée par défaut d’une réunion. Cette extension peut masquer les week-ends ainsi que les dates fériées. L’usager doit activer la fonctionnalité qu’il souhaite utiliser.
  • Event Merge est une énième extension de Google Agenda. Il aide à éviter les événements en doublons sur une version PC lorsque plusieurs calendriers sont ouverts. Cet outil complémentaire est recommandé pour les fusionner et écarter les prises de tête. De plus, des renseignements tels que les codes couleur sont gardés.
  • TeamCal constitue un organiseur professionnel par excellence. Pour cause, il sert à gérer le temps plusieurs personnes sur un seul tableau de bord. Les managers et les chefs d’équipe apprécient son pragmatisme illustré par un diagramme de Gantt. En d’autres mots, le meneur saura rapidement la disponibilité de chaque membre de la team.
Yohann G.