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Affitto sala riunioni: cosa c’è da sapere?

Quando si avvia un’attività professionale, spesso si ha bisogno di una sala riunioni ma non si dispone dello spazio per farlo. Fare una buona impressione ai potenziali clienti è importante quasi quanto svolgere un lavoro professionale ed essere convincenti durante l’incontro. Oggi le aziende si sono specializzate nella condivisione di spazi o anche nell’affitto individuale. Questo permette agli imprenditori o alle piccole imprese di beneficiare di una sala riunioni moderna, versatile e multifunzionale ad un prezzo vantaggioso, senza costi fissi o spese di manutenzione. Ne stiamo parlando!

Dove e come affittare sale riunioni o conferenze?

Oggi è possibile affittare sale riunioni, sale riunioni o sale conferenze in diversi spazi. È possibile affittare camere nei grandi centri congressi o in alcuni hotel, soprattutto quelli specializzati in viaggi d’affari e riunioni o situati vicino agli aeroporti. Puoi optare anche per i business center, che normalmente offrono vantaggi come sale di diverse dimensioni e capienza, noleggio orario, disponibilità di risorse tecnologiche all’avanguardia e anche servizi aggiuntivi come servizi di segreteria o coffee break.

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[Sopra, Comet Bourse, una sede unica di 2200 m² situata nel 2° arrondissement di Parigi. Un auditorium da 280 posti
e 14 sale riunioni ti aspettano.]

noleggio sale riunioni a Parigi

A cosa dovresti prestare attenzione quando affitti una stanza?

Ci sono molte ragioni per cui potremmo aver bisogno di affittare sale riunioni. Potremmo non avere abbastanza spazio nelle nostre strutture o semplicemente potrebbe non essere pratico per noi utilizzarle, anche perché lo sono

non offrono l’immagine che vogliamo trasmettere, anche perché non dispongono dei servizi di cui abbiamo bisogno.

Capacità della stanza

Quando si cerca di affittare una sala riunioni, la prima condizione da tenere in considerazione è la sua capienza e, quindi, bisogna avere ben chiaro il numero di persone convocate. Se si tratta di una riunione piccola, per 4 o 5 persone al massimo, dovreste optare per una sala di almeno 8-10 m2, ovvero circa 2 m2 a persona. Per riunioni di gruppo più numerose è possibile ridurre lo spazio a 1,5 m2 per persona. In ogni caso, è consigliabile scegliere una struttura dove poter tenere più riunioni in futuro e che, quindi, disponga di sale di diversa capienza per accogliere eventi di diverso formato, da consigli di amministrazione a sale per colloqui di lavoro, riunioni di team, riunioni con partner, trattative, ecc.

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La flessibilità della stanza

Prima di affittare una sala riunioni è necessario conoscere la tipologia di arredamento a disposizione. Gli arredi devono soddisfare le vostre esigenze e, in questo senso, è auspicabile che siano sale polivalenti e che la loro disposizione possa essere adattata al formato della riunione che si desidera organizzare. D’altra parte, è auspicabile poter affittare la stanza per le ore realmente necessarie e non essere obbligati ad affittarla per la giornata o la mezza giornata.

La posizione della stanza

L’ubicazione della sala riunioni è un aspetto essenziale e, a questo proposito, gran parte della buona riuscita dell’evento dipende da due elementi. Innanzitutto occorre scegliere uno spazio dove i partecipanti potranno parcheggiare il proprio veicolo privato o, se lo desiderano, arrivare con i mezzi pubblici. A Parigi, in genere, scegli una sala riunioni non lontana da una stazione ferroviaria o dalla metropolitana. In secondo luogo, e non meno importante, l’ubicazione della sala riunioni deve corrispondere all’immagine che si vuole trasmettere. Scegliete quindi strutture ubicate in posizioni centrali e piacevoli, con servizi di qualità nei dintorni e buoni collegamenti di trasporto.

Tecnologia della stanza

Quando si affitta una sala riunioni, è importante verificare quali risorse tecnologiche sono disponibili. Uno dei vantaggi di affittare sale in un business center è che solitamente dispongono dell’attrezzatura audiovisiva e dei materiali necessari per le riunioni, come computer, proiettori, schermi, televisori, altoparlanti, ecc. Vale la pena anche chiedere se la sala dispone del servizio di videoconferenza: anche se inizialmente non ne hai bisogno, potrebbero verificarsi imprevisti dell’ultimo minuto, come ad esempio l’impossibilità di partecipare alla riunione di persona.

A Parigi gli affitti sono esorbitanti. Con il noleggio, dimentica i costi fissi! Come abbiamo già accennato, il vantaggio principale è che avrai sempre una camera moderna, pulita ed elegante, senza costi di manutenzione o costi fissi. Tutto quello che devi fare è prenotare l’orario e il giorno e la sala riunioni o conferenza sarà pronta per te.