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Contabilità: 5 soluzioni per le imprese

Nel corso della gestione della propria attività, un’azienda deve sapere esattamente dove vanno i suoi soldi. Questo punto è fondamentale sia per l’organizzazione che per la buona riuscita dell’attività. Una struttura che non tiene correttamente la contabilità è in violazione sul piano commerciale, fiscale e legale. Se dovesse essere effettuato un audit finanziario, i documenti contabili sarebbero i primi ad essere esaminati. In assenza di tali documenti, l’azienda interessata sarebbe esposta a sanzioni più o meno gravi a seconda dei casi.

Poiché la contabilità può essere paragonata ad una seconda attività per il tempo e il monitoraggio che richiede, può essere interessante valutare le proprie possibilità per svolgerla al meglio. Ecco diverse soluzioni per le quali puoi optare per gestire la contabilità della tua attività.

Outsourcing della contabilità: gestione integrale

Oggi sempre più aziende scelgono di esternalizzare la propria contabilità. È una tendenza forte che comporta molti vantaggi. Per le aziende interessate ricorderemo soprattutto la possibilità di partire con un piccolo team interamente focalizzato sul core business della struttura.

Questa scelta può essere fatta in due modi: gestione integrale o condivisa. Il primo va a affidare l’intera gestione della tua contabilità ad un soggetto terzo. Potrebbe trattarsi di un commercialista freelance, di un esperto nel campo della finanza o anche di una struttura specializzata. L’ideale sarebbe puntare sulla prossimità se pensate di affidare la contabilità della vostra attività ad un partner. In tal modo, se stai cercando uno studio di contabilità e vivi a Parigi, preferisci una struttura locale che possa dimostrare una buona competenza e una vasta esperienza.

Gestione completa, come suggerisce il nome, significa lasciare che il tuo fornitore di servizi si occupi completamente delle varie attività contabili. Successivamente verrà assegnato il professionista o il team responsabile l’organizzazione di tutte le operazioni amministrative in relazione alla contabilità e al monitoraggio. Ti fornirà quindi rapporti per tenerti informato e sarà in grado di contattarti se nota un problema. Egli sarà in grado di:

  • preparare i tuoi documenti contabili,
  • raccogliere i documenti giustificativi,
  • scrivere nei libri contabili,
  • preparare la dichiarazione dei redditi,
  • fare le revisioni di fine anno.

In cambio risparmi molto tempo da dedicare alla tua attività e al suo sviluppo. Tuttavia, ti affidi interamente al tuo fornitore di servizi per la tua contabilità. In questo senso, dovrai assicurarti di farlo scegli una struttura affidabile. Questo saprà consigliarvi al meglio su tutti i rischi legali e fiscali legati alla vostra attività.

outsourcing di società di contabilità

Fornitore esterno di servizi: contabilità condivisa

Sebbene l’outsourcing completo della gestione offra alcuni vantaggi, in determinate situazioni può essere preferibile la gestione condivisa. Ciò è particolarmente vero quando un’azienda lo desidera mantenere un certo controllo su determinate attività contabili. Queste verranno poi svolte da un team interno ed il resto delle operazioni potrà essere affidato ad un fornitore di servizi esterno; è la scelta dell’outsourcing condiviso.

Questa soluzione consente ai leader aziendali di adattare il monitoraggio finanziario come ritengono opportuno in base alle loro priorità. Possono adattare i termini dell’outsourcing con il proprio collaboratore con maggiore flessibilità. In questo modo possono essere più flessibili nella gestione del tempo dedicato alla loro attività. In caso di domanda elevata, possono affidare più compiti al fornitore di servizi esterno e, quando sono più liberi, assumere la gestione di una parte di queste operazioni. È anche un modo per mantenere il controllo delle operazioni contabili controllando al contempo i costi dell’outsourcing.

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Tuttavia, anche se questa scelta ti consente di essere più flessibile nella gestione delle attività contabili, dovrai prenderti il ​​tempo per definire un accordo chiaro con il tuo partner prima di iniziare. Un cambio di direzione in relazione al monitoraggio delle attività deve essere prima menzionato al vostro fornitore di servizi attraverso un documento o durante una riunione.

Istituire un reparto di contabilità interna

Una società potrebbe voler gestire le proprie operazioni contabili internamente per diversi motivi. Ciò può comportare clausole di riservatezza sui suoi servizi o sui suoi conti, o per evitare costi di esternalizzazione, ecc. Infatti, sebbene la legge imponga alle aziende di tenere aggiornata la contabilità, non si fa menzione della necessità di avvalersi di un esperto in materia. Quindi, se ti piace gestire i numeri e hai tempo per farlo, potrebbe essere interessante tenere tu stesso i tuoi conti. Abbiate però cura di informarvi sulle norme in vigore.

Se hai una grande attività ti sarà quasi impossibile occuparti tu stesso della contabilità della tua struttura. Se vuoi internalizzare queste operazioni, puoi farlo reclutare un profilo contabile o creare una squadra che si occuperà di queste operazioni a seconda della dimensione della tua attività. L’ufficio contabilità sarà quindi in grado di garantire:

  • gestione della cassa,
  • registrare gli incassi e gli esborsi nel libro contabile,
  • l’inventario dei tuoi prodotti,
  • la redazione del bilancio aziendale,
  • analisi della situazione finanziaria e dell’andamento della vostra attività.

Questa opzione è riservata maggiormente alle grandi aziende che dispongono di numerosi punti vendita e che registrano centinaia, addirittura migliaia di transazioni ogni giorno.

Esternalizzare la contabilità di un'azienda

Tenuto internamente: il consulente contabile

Una PMI che desidera internalizzare la propria contabilità può orientarsi tra due possibilità: l’assunzione di un profilo contabile o l’intervento una tantum di un contabile. In entrambi i casi i costi possono essere controllati. Il profilo contabile garantirà l’aggiornamento del flusso di cassa della struttura e sarà in grado di informare i gestori in caso di problemi. La remunerazione può essere basata sulle competenze del profilo. Se il profilo è molto competente i rischi che la remunerazione sia molto elevata saranno maggiori. Sarà allora preferibile proporvi i propri servizi ad hoc in modo da contenere i costi.

Un consulente contabile padroneggia il suo campo di intervento. Sa quali decisioni prendere in determinate situazioni e può effettuare follow-up settimanali, mensili o trimestrali, a seconda delle esigenze dei suoi clienti. Questo tipo di profilo può verificarsi all’interno della tua struttura e completare puntualmente le attività richieste. Dovrai inoltre assicurarti di aver precedentemente firmato un accordo di riservatezza secondo i termini della tua azienda.

Utilizza un software per il monitoraggio del contante

Le operazioni contabili rappresentano un insieme di processi che possono essere automatizzati, in modo da limitare l’intervento umano. Per fare il passo verso la transizione digitale, ma anche per sgravare gli imprenditori, sono state sviluppate numerose soluzioni software. Questi consentono di eseguire la stragrande maggioranza delle operazioni contabili senza troppi sforzi. Se sei un lavoratore autonomo, questa è la soluzione di cui hai bisogno perché puoi occuparti tu stesso della contabilità senza che questo ti porti via tempo.

Se hai una squadra numerosa, sarà meglio andare a una soluzione di tipo SaaS che ti offrirà più funzionalità per automatizzare le varie attività. Assicurati inoltre di aver già integrato un sistema informativo nel funzionamento della tua azienda. Il software di monitoraggio SaaS verrà aggiunto a questo sistema per accedere più facilmente alle informazioni necessarie per mantenere aggiornati i tuoi account.

Infine, le soluzioni digitali possono essere soggette ad attacchi informatici. Non dovreste quindi trascurare la sicurezza del vostro sistema informativo. Abbiate inoltre cura di chiedere agli sviluppatori della soluzione che intendete adottare quali protocolli di sicurezza sono inclusi nel software.