master data management

Definizione di MDM ovvero Master Data Management

Leva per una trasformazione digitale di successo, Master Data Management è un concetto innovativo. Mentre altre investono risorse significative nella gestione di silos di informazioni difficili da sfruttare, un’azienda esperta di MDM si concentra principalmente sui dati master. Rappresentando più di un tema privilegiato di una tesi di Master II in Data Science, è un approccio che genera vantaggi reali. Ti diciamo tutto!

La gestione dei dati anagrafici

Chiamato anche Master Data Management (MDM), il Master Data Management (MDM) assomiglia a tutti gli strumenti che consentono a un’azienda di manipolare il flusso di informazioni essenziali. Si tratta di mezzi di raccolta e conservazione, ma anche di metodi di verifica e valorizzazione. Ogni struttura ha una propria organizzazione, ma l’obiettivo rimane sempre lo stesso per tutti. MDM mira a garantire che i dati di riferimento siano identificati e privi di errori.

Spesso, Master Data Management combina i dati in un file master. Ciò semplifica la protezione delle informazioni chiave e la loro condivisione. Il successo di tale centralizzazione si basa sull’unicità. Più pratico, un unico archivio può essere accessibile a tutto il personale autorizzato e alle parti sociali. Tutte le parti interessate traggono vantaggio da dati di qualità, migliore governance e tracciabilità.

La necessità di adottare una soluzione MDM

La creazione di soluzioni MDM nasce da un problema ricorrente. Questa è l’organizzazione dei dati in silos. Le informazioni recuperate dai vari reparti vengono gestite separatamente. Ogni ramo di un’azienda cerca di estrarre informazioni utilizzabili a modo suo. Il Sistema Informativo (SI) incontra molte difficoltà nell’esplorare adeguatamente i flussi. Spesso l’IT spera di trarre conclusioni dalle statistiche generate da diverse applicazioni separate. Insomma, i dati sono sparsi.

La mancanza di coerenza nei flussi di informazioni all’interno di un’azienda influisce sulle prestazioni. La società ha bisogno di semplificare la gestione dei dati. Questa è la motivazione principale per le strutture che si avvalgono di esperti esterni per effettuare un audit. Questi specialisti si concentrano sui software aziendali, ma anche sugli strumenti di gestione in mano ai dipartimenti. Da ciò emergerà la tipologia di Master Data Management da implementare. LA soluzione fornita tiene conto delle informazioni di clienti, dipendenti e parti sociali.

Una soluzione specifica per ogni struttura

L’investimento in una soluzione MDM mira soprattutto a garantire la qualità dei dati. I manager vogliono avere informazioni affidabili, categorizzate e aggiornate. Restano realizzabili altrettanti criteri, a condizione che vi sia un unico fascicolo centrale. Quest’ultimo è idealmente esente da duplicati. Verrà quindi considerata l’unica verità attorno alla quale ruotano tutti i processi decisionali.

Con Master Data Management, diversi sottosistemi possono ruotare attorno ad un nucleo centrale. DAM o Digital Asset Management organizza internamente tutte le risorse digitali. PIM o Product Information Management coordina le informazioni sul prodotto. Quindi, il CMS, ovvero il sistema di gestione dei contenuti, è una vetrina del marchio. Nella maggior parte dei casi, informazioni quali le abitudini dei consumatori e la cronologia degli acquisti sono disponibili in tempo reale per consentire a ciascun reparto di decidere di conseguenza.

L’archivio centrale standardizzato riduce i costi

Grazie al Master Data Management il costo di utilizzo dei dati diminuisce sensibilmente. L’archivio centrale riunisce le statistiche delle domande, degli inventari, degli ordini in corso e molte altre informazioni inerenti all’azienda. I risparmi derivano da flussi di informazioni più affidabili. Inoltre, i dipendenti beneficiano di una visione a 360° dei prodotti o dell’esperienza del cliente.

Un processo MDM fornisce un vantaggio concreto sul ciclo di vita di un prodotto. Grazie a informazioni qualificate lo sviluppo e il lancio di un’offerta avviene più rapidamente. Il miglioramento riguarda anche la catena del valore. Diventa più semplice sviluppare un prodotto conforme alle certificazioni. I responsabili della qualità dispongono di un mezzo aggiuntivo per scrivere report obbligatori. Gli organismi di certificazione richiedono una tracciabilità dei dati infallibile.

Nessuna ridondanza e accelerazione dei processi

Troppe informazioni uccidono le informazioni. Se un’azienda si ritrova con una quantità eccessiva di dati, avrà difficoltà ad utilizzarli. Il lato amministrativo e analitico dell’azienda può penalizzarla. Invece di confermare le ipotesi, le informazioni ridondanti gravano sul processo decisionale. In assenza di una struttura centralizzata, i manager si trovano obbligati a confrontare manualmente i dati. Peggio ancora, l’effusione dei flussi di informazioni potrebbe rallentare l’elaborazione di routine.

Il repository dei dati aiuta a tutti i livelli. Il team responsabile delle procedure potrà fare affidamento su MDM per sviluppare mezzi tecnologici adeguati. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di un software con un’interfaccia semplificata. I venditori e gli addetti alla logistica trarranno vantaggio da un’unica piattaforma che faciliterà il coordinamento. Per tutti i beneficiari, il risparmio di tempo è un altro grande vantaggio.

Sfide che vanno oltre i dipartimenti IT

L’intera efficienza operativa di un’azienda dipende dal modo in cui gestisce le informazioni. L’implementazione di una soluzione MDM strutturata costituisce un progresso tecnologico. L’abbandono di un modello di raccolta ed elaborazione dei dati a compartimenti stagni garantisce risultati finanziari incoraggianti per un’azienda. Quest’ultimo guadagna in reattività poiché conserva informazioni rilevanti che gli consentono di decidere rapidamente. La strategia basata sul Datas Management passa ad un livello superiore.

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Il consolidamento dei dati essenziali in un’unica struttura rafforza la sicurezza informatica. La riservatezza è garantita quando un’applicazione specifica dell’azienda sostituisce strumenti e software open source con licenze operative ampiamente disponibili. Un buon MDM ti consente di gestire i contenuti trasmessi altrove. Si tratta, ad esempio, di e-mail, pubblicazioni sui social network o comunicazioni sui media.

Tutte le strutture ne possono beneficiare

I progettisti di infrastrutture MDM si rivolgono principalmente alle grandi aziende. Queste aziende spesso gestiscono grandi quantità di informazioni. Il coordinamento dei diversi dipartimenti richiede l’implementazione di un unico strumento. Inoltre, il Master Data Management dovrebbe far parte di una strategia di transizione digitale. Ne potranno beneficiare anche le start-up e le PMI. La centralizzazione dei dati consentirà loro di risparmiare risorse. Sarà l’imprenditore stesso a gestire il nuovo sistema informativo messo in atto.

Quindi, il Master Data Management va oltre le aziende con diversi dipartimenti correlati. Anche i siti Internet, i media o i negozi online potranno adottarlo. Poiché interagiscono con un vasto pubblico, è nel loro interesse gestire bene i flussi di dati. Un’altra popolazione target per le soluzioni MDM, le agenzie di comunicazione digitale e web marketing sono invitate a comprenderlo. In un settore molto competitivo come il loro, un vantaggio tecnologico farà la differenza.

Esempi applicativi di gestione centralizzata dei dati

La gestione dei tuoi dati di riferimento va oltre la relazione con il cliente. Il concetto va anche oltre la comunicazione digitale. L’MDM, infatti, si applica a tutti i canali, compresi i metodi tradizionali. Può essere trasposto alla produzione. Nelle fabbriche che soddisfano gli standard industriali, le informazioni devono essere accessibili a tutti i membri della catena. Ad esempio, ogni operatore dovrebbe consultare in qualsiasi momento la scheda tecnica.

Anche le aziende impegnate nel settore dell’imballaggio e della logistica beneficiano delle soluzioni MDM. Devono continuamente adattare le loro azioni in base alle informazioni raccolte. I camionisti, i fattorini e altre professioni sono colpiti in misura diversa. I file master sono particolarmente importanti per i rivenditori online, anche quelli che hanno appena iniziato.

Al centro di un intero ecosistema

Implementare una soluzione di Master Data Management non significa eliminare gli altri strumenti disponibili. Il concetto consiste nel riorganizzare i diversi mezzi tecnologici nelle mani dell’azienda. Quest’ultima dovrà, ad esempio, integrare il proprio software ERP (pianificazione delle risorse) nella nuova struttura. Dovrebbe anche risolvere la correlazione con la sua piattaforma di gestione dei clienti (CRM). A volte, la sfida consiste nel collegare il software PLM (Product Lifecycle Management) e WMS (Warehouse Management System) all’MDM.

In breve, una soluzione MDM rilevante riorganizza un’azienda, attraverso un ecosistema dove tutto è connesso. Di norma la missione dovrebbe essere affidata a un esperto di sistemi informativi. Questo aiuto esterno non sarà fornito senza un inventario. È solo a partire da un audit che è possibile implementare il Master Data Management. Questo approccio riguarda tutti i servizi: IT, risorse umane, marketing, consegna, ecc.

Funzionalità specifiche delle soluzioni MDM

Gli strumenti di Master Data Management mirano a semplificare il compito dell’imprenditore. Questa persona ha un supporto decisionale rilevante. I dati che otterrà dalla soluzione MDM vengono puliti per eliminare duplicati e altri parassiti. Le informazioni sono inoltre arricchite, classificate e tradotte con termini comprensibili. Nella maggior parte dei casi, le infrastrutture messe in atto garantiscono la qualità delle informazioni.

Per approfondire ulteriormente la gestione, MDM gestisce i flussi di lavoro e stimola i processi aziendali. Ci sono convalide, completamenti collaborativi e molte altre funzionalità specifiche. Ciò lo rende un ottimo modo per coordinare fornitori, riferimenti incrociati, ciclo di vita del prodotto o comunicazione multicanale.

Criteri di selezione per trovare un buon strumento MDM

Su scala di una grande azienda, l’implementazione di un Master Data Management rappresenta un progetto costoso. La struttura equivale a creare un dipartimento completamente nuovo. Tale decisione richiede un’attenta considerazione da parte del management. Devono elencare le esigenze in termini di gestione dei dati. La scelta dovrebbe basarsi anche sugli obiettivi reali.

Poi ci saranno sfide da superare, come la difficoltà di integrare il software esistente. La scelta di una soluzione MDM spetta al personale del Sistema Informativo. I tecnici dovranno decidere la mappatura dei dati da stabilire. Sarà necessario determinare il ciclo di vita dei dati di riferimento. Ciò è spesso accompagnato da requisiti normativi e restrizioni di bilancio.

Il successo del Master Data Management

Un progetto MDM di successo soddisfa le esigenze identificate. La sua attuazione dovrebbe seguire le diverse fasi di implementazione. Il progetto tiene conto dei processi attuali, delle questioni specifiche dell’attività dell’azienda, nonché dei canali che prenderanno le informazioni. Rispettare il budget inizialmente fissato è fondamentale. Dopo aver implementato la struttura, sarà necessario effettuare una valutazione dei risultati ottenuti.

Il Master Data Management apre una nuova era nello sfruttamento dei dati. Una volta operativo, il sistema permette di sapere in tempo reale cosa sta succedendo in un’azienda, ma anche ai suoi clienti. È un lavoro a lungo termine che coinvolge tutte le forze chiave all’interno di una società. Ogni dipendente, infatti, ha il proprio ruolo da svolgere nell’implementazione, ma soprattutto nel funzionamento del supporto MDM. Questa è la condizione sine qua non per una trasformazione digitale gestita in modo efficace.