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Chronophages, mais indispensables, les tâches administratives à répétition donnent du fil à retordre à l’entrepreneur. Quels que soient sa taille et son secteur d’activités, une société a besoin d’assurer l’édition de devis ou de facture, le suivi de stock ainsi que l’émission de lettre de relance. Heureusement, les logiciels de gestion commerciale allègent les entreprises. Suivez le guide !
La gestion commerciale est indispensable pour une entreprise
La gestion commerciale englobe plusieurs actions en rapport avec l’achat et la vente. L’entreprise manie des chiffres, mais travaille également le relationnel. C’est une fonction à part, au même titre que la production, les ressources humaines ou bien la communication. À ne pas confondre avec la comptabilité générale, cette branche du management permet de :
- Organiser l’approvisionnement auprès des fournisseurs, grâce à la tenue des stocks théoriques et des inventaires réguliers.
- Réaliser la vente en commençant par l’émission de devis, puis des factures qui contiennent probablement des remises ou des offres promotionnelles.
- Gérer la relation avec le client et le service après-vente (SAV), ce qui inclut parfois une enquête de satisfaction.
- Assurer que les règlements soient effectués à temps, notamment lorsqu’il y a une échéance de paiement à respecter.
Grâce à un logiciel de gestion, les devis deviennent pratiques
L’édition de devis peut quasiment être automatisée grâce à un logiciel de gestion commerciale. Il y a tellement de programmes informatiques à essayer, mais Kwixeo montre le parfait exemple de l’éditeur de facture proforma. Avec ses nombreuses fonctionnalités, déterminer le juste prix pour un produit ou service devient moins anxiogène. Ce logiciel ERP donne une vue d’ensemble de tout le processus achat-vente, de l’approvisionnement auprès des fournisseurs à la livraison chez le client.
Réalisé avec un outil adapté, un bon devis doit :
- Fournir le maximum d’informations sur le bien ou la prestation.
- Être personnalisé, c’est-à-dire spécialement édité pour le demandeur.
- Préciser les délais d’exécution et le mode d’expédition.
- Indiquer le prix hors taxe et le total avec TVA
- Mentionner une remise ou un autre avantage.
Avantages pour le maintien du stock et la relation client
Les logiciels de gestion commerciale permettent d’enregistrer les inventaires sans prise de tête. Ces outils montrent l’évolution du stock et indiquent lorsqu’il faut déclencher le réapprovisionnement. La passation de commande auprès des fournisseurs s’effectue en quelques clics. Le risque de rupture est considérablement réduit et l’entreprise devient plus compétitive.
Pour la facturation, l’entreprise simplifie les démarches d’encaissements. Les remises s’appliquent sans de longs calculs. L’outil détermine même un seuil de rentabilité si les coûts de la production, de la modification ou de l’emballage sont entrés. La marge bénéficiaire est souvent estimée. Le gain de temps s’avère palpable en ce qui concerne les recouvrements. Le programme notifie lorsqu’une échéance approche et aide pour l’envoi d’une lettre de relance.
Comment choisir parmi les logiciels disponibles sur le marché ?
Il y a une multitude d’outils de gestion commerciale. Certains sont libres de droits. D’autres font l’objet de licence. Il y a également les SaaS exclusivement accessibles en ligne. Dans tous les cas, il faut choisir en fonction des besoins réels de l’entreprise. Une multinationale cotée au CAC40 n’a pas les mêmes attentes qu’un autoentrepreneur. Puis, il est toujours préférable d’opter pour un logiciel personnalisable. S’il faut acheter le programme ou payer le service, ce serait mieux d’avoir des fonctionnalités qui s’ajustent aux activités de l’entreprise.
Les éditeurs proposent parfois des modules complémentaires dans l’éventualité où la société connaît une forte croissance de son chiffre d’affaires. Par-dessus tout, le logiciel devrait correspondre au budget, être ergonomique et avec une prise en main intuitive. Ce serait dommage s’il faut encore débourser de l’argent pour une longue formation ou embaucher du personnel supplémentaire pour s’occuper de l’outil de management.
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