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Location de salle de réunion : que devez-vous savoir ?

Lorsque vous commencez une activité professionnelle, vous avez souvent besoin d’une salle de réunion mais vous n’avez pas l’espace nécessaire pour le faire. Faire une bonne impression auprès de clients potentiels est presque aussi important que de faire un travail professionnel et d’être convaincant pendant la réunion. Aujourd’hui, des sociétés se sont spécialisées dans le partage d’espace, voire la location individuelle. Cela permet aux entrepreneurs ou aux petites entreprises de bénéficier d’une salle de réunion moderne, polyvalente et multi fonctionnel à un prix avantageux, sans frais fixes ni dépenses d’entretien. On en parle !

Où et comment louer des salles de réunion ou conférence ?

Aujourd’hui, il est possible de louer des salles de réunion, des salles de réunion ou des salles de conférence dans différents espaces. Vous pouvez louer des salles dans les grands centres de congrès ou dans certains hôtels, principalement ceux qui sont spécialisés dans les voyages d’affaires et les réunions ou qui sont situés près des aéroports. Vous pouvez aussi opter pour les centres d’affaires, qui offrent normalement des avantages tels que des salles de différentes tailles et capacités, une location à l’heure, la disponibilité de ressources technologiques de pointe, et même des services complémentaires tels que le secrétariat ou les pauses café.

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[ Ci-dessus, Comet Bourse, un lieu unique de 2200m² situé dans le 2ème arrondissement de Paris. Un auditorium de 280 places
et de 14 salles de réunions vous attendent.]

Enfin, vous pouvez aussi faire appel à des sociétés spécialisées dans la location d’espaces professionnels. Typiquement, à Paris, il existe la société Comet Meetings. Comet Meetings a été créé pour répondre à cette demande, à savoir offrir à des professionnels un large éventail de possibilités en matière de location de salles de conférence, de salles de formation, de salles de réunion ou de location horaire de tout type d’espace. Si vous êtes sur Paris, nous vous conseillons de jeter un œil à leur site Internet afin de découvrir leur offre de location de salle de reunion à Paris.

A quoi faut-il faire attention lors de la location d’une salle ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles nous pouvons être amenés à louer des salles de réunion. Il se peut que nous n’ayons pas assez de place dans nos installations ou qu’il ne soit tout simplement pas pratique pour nous de les utiliser, soit parce qu’elles

n’offrent pas l’image que nous voulons donner, soit parce qu’elles ne disposent pas des services dont nous avons besoin.

La capacité de la salle

Lorsque vous cherchez à louer des salles de réunion, la première condition dont vous devez tenir compte est sa capacité et, par conséquent, vous devez être clair sur le nombre de personnes convoquées. S’il s’agit d’une petite réunion, pour 4 ou 5 personnes au maximum, il faut opter pour une salle d’au moins 8 à 10 m2, soit environ 2 m2 par personne. Pour les réunions de groupes plus importants, vous pouvez réduire l’espace à 1,5 m2 par personne. Dans tous les cas, il est conseillé de choisir une installation où vous pourrez organiser davantage de réunions à l’avenir et qui, par conséquent, dispose de salles de différentes capacités pour accueillir des événements de différents formats, des réunions du conseil d’administration aux salles pour les entretiens de travail, les réunions d’équipe, les réunions avec des partenaires, les négociations, etc.

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La flexibilité de la salle

Avant de louer une salle de réunion, il faut connaître le type de mobilier disponible. Le mobilier devra répondre à vos besoins et, en ce sens, il est souhaitable qu’il s’agisse de salles polyvalentes, et que leur aménagement puisse être adapté au format de la réunion que vous souhaitez organiser. D’autre part, il est souhaitable de pouvoir louer la salle pour les heures dont vous avez réellement besoin et de ne pas être obligé de la louer à la journée ou à la demi-journée.

L’emplacement de la salle

L’emplacement de la salle de réunion est un aspect essentiel et, à cet égard, une grande partie du succès de l’événement dépend de deux éléments. Tout d’abord, vous devez choisir un espace où les participants peuvent garer leur véhicule privé ou arriver en transport public s’ils le souhaitent. A Paris typiquement, privilégier une salle de réunion non loin d’une gare ou d’un métro. Deuxièmement, et non moins important, l’emplacement de la salle de réunion doit correspondre à l’image que vous voulez donner. Vous devriez donc choisir des installations situées dans des endroits centraux et agréables, avec des services de qualité dans les environs et de bonnes liaisons de transport.

La technologie de la salle

Lorsque vous louez une salle de réunion, il est important de vérifier quelles sont les ressources technologiques disponibles. L’un des avantages de la location de salles dans un centre d’affaires est qu’elles disposent généralement des équipements audiovisuels et du matériel nécessaires aux réunions, tels que des ordinateurs, des projecteurs, des écrans, des téléviseurs, des haut-parleurs, etc. Il est également utile de demander si la salle dispose d’un service de vidéoconférence : même si vous n’en avez pas besoin au départ, il peut y avoir des imprévus de dernière minute, comme des personnes qui ne peuvent pas assister à la réunion en personne.

A Paris, les loyers sont exorbitants. Avec la location, oubliez les coûts fixes ! Comme nous l’avons déjà mentionné, le principal avantage est que vous disposerez en permanence d’une pièce moderne, propre et élégante, sans frais d’entretien ni coûts fixes. Il vous suffit de réserver l’heure et le jour et la salle de réunion ou salle de conférence sera prête pour vous.

Yohann G.