comet-le-club-groupe-a-moyenne-res-34-930x650

Wynajem sali konferencyjnej: co musisz wiedzieć?

Rozpoczynając działalność zawodową, często potrzebujesz sali konferencyjnej, ale nie masz na to miejsca. Zrobienie dobrego wrażenia na potencjalnych klientach jest niemal tak samo ważne, jak profesjonalne wykonanie swojej pracy i bycie przekonującym podczas spotkania. Dziś firmy wyspecjalizowały się w udostępnianiu przestrzeni, a nawet wynajmie indywidualnym. Dzięki temu przedsiębiorcy lub małe firmy mogą korzystać z nowoczesnej, wszechstronnej i wielofunkcyjnej sali konferencyjnej w korzystnej cenie, bez kosztów stałych i wydatków na utrzymanie. Rozmawiamy o tym!

Gdzie i jak wynająć sale konferencyjne?

Dziś istnieje możliwość wynajęcia sal konferencyjnych, sal konferencyjnych lub sal konferencyjnych w różnych przestrzeniach. Pokoje można wynająć w dużych centrach kongresowych lub w niektórych hotelach, głównie tych, które specjalizują się w podróżach służbowych i spotkaniach lub są zlokalizowane w pobliżu lotnisk. Można także zdecydować się na centra biznesowe, które standardowo oferują takie korzyści, jak sale o różnej wielkości i pojemności, wynajem na godziny, dostępność najnowocześniejszych zasobów technologicznych, a nawet usługi dodatkowe, takie jak usługi sekretarskie czy przerwy kawowe.

audytorium-kometa-giełda-1-930x650

[Powyżej Comet Bourse, wyjątkowe miejsce o powierzchni 2200m² zlokalizowane w 2. dzielnicy Paryża. Widownia na 280 miejsc
i 14 sal konferencyjnych czeka na Ciebie.]

wynajem sali konferencyjnej w Paryżu

Na co należy zwrócić uwagę wynajmując pokój?

Istnieje wiele powodów, dla których może być konieczne wynajęcie sal konferencyjnych. Możemy nie mieć wystarczająco dużo miejsca w naszych obiektach lub korzystanie z nich może po prostu być dla nas niepraktyczne, albo z tego powodu

nie oferują wizerunku, który chcemy przekazać, ponieważ nie mają usług, których potrzebujemy.

Pojemność pokoju

Chcąc wynająć sale konferencyjne, pierwszym warunkiem, który należy wziąć pod uwagę, jest jej pojemność, dlatego też należy mieć jasność co do liczby zgromadzonych osób. Jeśli jest to małe spotkanie, maksymalnie na 4 lub 5 osób, warto zdecydować się na salę o powierzchni co najmniej 8 do 10 m2, czyli około 2 m2 na osobę. W przypadku większych spotkań grupowych istnieje możliwość zmniejszenia powierzchni do 1,5 m2 na osobę. W każdym razie wskazane jest wybranie obiektu, w którym w przyszłości będzie można zorganizować większą liczbę spotkań i który w związku z tym posiada sale o różnej pojemności, umożliwiające organizację wydarzeń o różnej formie, od posiedzeń zarządu po sale do rozmów kwalifikacyjnych, spotkań zespołu, spotkań z partnerów, negocjacje itp.

A lire également  Mou/MoU: protokół ustaleń

Elastyczność pomieszczenia

Zanim wynajmiesz salę konferencyjną, musisz zapoznać się z rodzajem dostępnych mebli. Meble muszą odpowiadać Twoim potrzebom i w tym sensie pożądane jest, aby były to pomieszczenia wielofunkcyjne, a ich układ można dostosować do formatu spotkania, które chcesz zorganizować. Z drugiej strony pożądane jest, aby móc wynająć pokój na godziny, których naprawdę potrzebujesz i nie być zobowiązanym do wynajmu go na dobę lub pół doby.

Lokalizacja pokoju

Lokalizacja sali konferencyjnej jest istotnym aspektem i w związku z tym w dużej mierze powodzenie wydarzenia zależy od dwóch elementów. Przede wszystkim należy wybrać miejsce, w którym uczestnicy będą mogli zaparkować swój prywatny pojazd lub, jeśli chcą, przyjechać komunikacją miejską. W Paryżu zazwyczaj wybieraj salę konferencyjną niedaleko stacji kolejowej lub metra. Po drugie, nie mniej ważne, lokalizacja sali konferencyjnej musi odpowiadać wizerunkowi, który chcesz przekazać. Warto zatem wybierać obiekty zlokalizowane w centralnych i przyjemnych lokalizacjach, z dobrą jakością usług w okolicy i dobrymi połączeniami komunikacyjnymi.

Technologia pokojowa

Wynajmując salę konferencyjną, warto sprawdzić, jakimi zasobami technologicznymi dysponujemy. Jedną z zalet wynajmu sal w centrum biznesowym jest to, że zazwyczaj posiadają one sprzęt audiowizualny i materiały niezbędne do spotkań, takie jak komputery, projektory, ekrany, telewizory, głośniki itp. Warto też zapytać, czy w sali jest dostępna usługa wideokonferencji: nawet jeśli początkowo jej nie potrzebujesz, w ostatniej chwili mogą zdarzyć się nieprzewidziane zdarzenia, np. brak możliwości osobistego przybycia na spotkanie.

W Paryżu czynsze są wygórowane. Dzięki wynajmowi zapomnij o kosztach stałych! Jak już wspomnieliśmy, główną zaletą jest to, że zawsze będziesz mieć nowoczesny, czysty i stylowy pokój, bez kosztów utrzymania i kosztów stałych. Wystarczy, że zarezerwujesz godzinę i dzień, a sala konferencyjna lub sala konferencyjna będzie dla Ciebie gotowa.