¿Qué es el OCR?

Un escritorio lleno de documentos apilados unos sobre otros, una montaña de recibos y facturas que procesar y analizar, empleados que pierden un tiempo considerable introduciendo manualmente los datos necesarios para tal o cual tarea… ¡Afortunadamente, esos días ya pasaron!

Han surgido nuevas tecnologías que permiten automatizar los procesos más repetitivos, particularmente para la extracción e ingreso de datos. Esta tarea redundante y que requiere mucho tiempo ahora se puede automatizar.

El reconocimiento óptico de caracteres, u OCR para los más angloparlantes, es una tecnología que automatiza la extracción de datos gracias al trabajo conjunto de la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (deep learning).

¿Aún no has automatizado el procesamiento de documentos de tu empresa? Este artículo le ayudará a descubrir cuál es el tecnología LOC, los beneficios que puedes obtener del mismo y cómo elegir el mejor proveedor.

¿Qué es exactamente el OCR?

Por tanto, OCR es una tecnología para automatizar los procesos de procesamiento de documentos en las empresas. Es decir, es confiar a un ordenador y a una IA la posibilidad de procesar un documento: extraer información previamente configurada.

Esta tecnología se basa en el aprendizaje automático. Es decir que el ordenador está en constante evolución y aprendizaje para mantener siempre la máxima velocidad y nivel de precisión.

OCR es muy fácil de usar y se puede implementar en cualquier software profesional. Su uso le permite extraer los datos presentes en todos los documentos. Por ejemplo, extraiga automáticamente información de una tarjeta de identificación para acelerar el proceso de registro de su cliente. La tecnología OCR es adaptable a todos los sectores de actividad.

Los beneficios del OCR

Independientemente de su industria, el uso de software de reconocimiento de texto y extracción de datos mejorará enormemente su gestión de documentos. Descubra una lista no exhaustiva de los beneficios que puede obtener al utilizar el software OCR.

• Reducción de errores : reduzca la tasa de errores con software preciso y automatizado. Basado en el aprendizaje automático, el software está en constante aprendizaje. Por tanto, confíe la extracción de sus datos a un ordenador cada vez más preciso.
• Reducción del tiempo dedicado al procesamiento de datos. : se dedica mucho menos tiempo a esta tarea gracias al ordenador que se encarga de la ejecución. El software OCR es mucho más rápido y eficiente. La información se extrae en 1 a 5 segundos.
• Rendimiento mejorado de los empleados : quién puede dedicarse a tareas más estimulantes e importantes para el negocio principal que la entrada manual de datos. Automatizar este proceso libera mucho tiempo que sus empleados pueden dedicar a acciones más importantes para su negocio.
• Mayores ingresos : menos tiempo dedicado a procesar documentos significa la posibilidad de procesarlos cada vez más rápidamente. Por tanto, los empleados están más centrados en tareas de mayor valor añadido.

Elegir el proveedor de software OCR adecuado, sí, pero ¿cómo?

El OCR es efectivo sobre cualquier tipo de documento del que se deban extraer datos, ya sea un recibo, una factura, un CV.

Antes de aprovechar los beneficios del OCR, es recomendable hacer un balance de sus necesidades. Un buen inventario te facilitará la búsqueda del proveedor.

Define tus necesidades, estudia los diferentes proveedores… A continuación te indicamos algunos pasos a seguir que te ayudarán a implementar la automatización dentro de tu empresa:

• Definición de necesidades
• Encuesta a empleados
• Análisis de mercado
• Cálculo del retorno de la inversión.
• Finalmente, la etapa de prueba y evaluación.

Defina sus necesidades

Establece tus necesidades, a corto y largo plazo. ¿Qué tareas deberían automatizarse, qué tipos de documentos se procesan en la mayoría? Establecer también el presupuesto destinado a este nuevo enfoque.

Encuesta a tus empleados

Observe la actualidad de su empresa. Para cada tarea repetitiva, estudia la información a extraer, el tiempo dedicado a ella y los momentos propensos a error.

Analizar el mercado de OCR

Escribe OCR en tu motor de búsqueda y encontrarás una gran cantidad de ofertas. No todos necesariamente le convienen. Analizar las diferentes ofertas y las operaciones de cada proveedor.

Calcular el retorno de la inversión

Una vez realizada una elección limitada de posibles proveedores, calcule, en función del precio y de la solución ofrecida, el proveedor que mejor se adapta a sus necesidades. ¿Cuál se ajusta mejor al presupuesto inicial, cuál ofrece la solución más adecuada?

Pruebas y evaluación

Después de generar su ROI, probablemente haya elegido su proveedor de OCR. En primer lugar, solicite probar la solución y asegúrese de contar con un buen soporte. Un buen proveedor no sólo proporciona una solución de software sino que también ayuda con su instalación y le apoya durante todo el proceso.

Encuentre su proveedor de OCR

El uso de software OCR mejora enormemente su proceso de trabajo. Los documentos se procesan de forma más rápida y precisa. Esto le permitirá procesar más documentos y así aumentar su productividad y actividad.

Antes de comenzar, haga un balance de las necesidades de su negocio. El objetivo es permitirle identificar lo que busca en términos de proveedores y soluciones.

Por lo tanto, adoptar la tecnología OCR en su empresa es lo correcto.