RH : optimisez votre gestion

Pour une entreprise qui se veut prospère, veiller à la bonne gestion des ressources humaines est une étape indispensable. Pour cela, avoir de bonnes compétences ou un excellent savoir-faire dans le domaine n’est pas toujours suffisant. Avec le développement du numérique et des technologies, de nombreux outils sont désormais disponibles pour vous accompagner. Logiciel de paie, logiciel de recrutement, conseiller en gestion des ressources humaines… Si vous souhaitez optimiser votre gestion, voici quelques conseils et astuces à adopter.

Utilisez un logiciel de paie

Pour optimiser la gestion des ressources humaines dans votre entreprise, il est incontournable d’utiliser un logiciel de paie. Encore appelé logiciel de traitement de la paie, il s’agit d’un outil informatique qui permet d’assurer la gestion relative à la rémunération, mais aussi la gestion administrative du personnel.

Le logiciel de paie gère de façon automatique et en toute autonomie le processus administratif lié au paiement de tous les salaires de l’entreprise. Dans ce cadre, il procède à la dématérialisation des fiches de paie, permettant ainsi aux employeurs de fournir aux employés des fiches de paie sous format électronique.

Par ailleurs, les logiciels de paie aident les entreprises à avoir une maîtrise totale sur leurs données de paie, leurs déclarations et leurs workflows. De plus, ils favorisent :

  • l’automatisation des règles sociales et conventionnelles,
  • la fiabilité et la sécurité des données sociale,
  • la réduction des risques d’erreur et d’oubli dans les calculs de paie.

En dehors de ces avantages, les logiciels de paie en présentent de nombreux autres.

Un gain de temps pour les équipes RH et paie

L’un des principaux avantages du logiciel de paie est qu’il favorise la productivité des équipes RH en leur simplifiant la tâche. En effet, ce type de logiciel participe à l’automatisation des activités chronophages sans grande valeur ajoutée, comme le calcul de paie. Ainsi, les équipes RH sont en mesure de se recentrer sur des travaux plus importants comme les activités d’analyse, de veille sociale ou d’assistance juridique.

Une limitation des risques de sanctions

En matière de paiement des salariés, plusieurs contrôles sont effectués par les organisations telles que l’URSSAF et la DGFIP. En effet, les fiches de paie sont examinées par l’URSSAF qui vérifie le calcul et le paiement des cotisations sociales. La DGFIP s’assure quant à elle de la collecte et du versement de l’impôt sur le revenu.

En cas d’éventuelles erreurs ou d’irrégularités constatées par ces organismes, des sanctions administratives, financières ou encore pénales peuvent affecter l’entreprise. Pour cela, il est indispensable de s’équiper d’un logiciel de paie performant adapté à votre activité et à vos besoins.

Une réduction des coûts

En adoptant un logiciel de paie qui favorise la réduction des tâches administratives, vous pouvez réaliser de réelles économies. Toutefois, pour bénéficier de cet avantage, vous devez choisir une solution de paie réellement adaptée aux besoins de votre entreprise. Pour cela, devez faire un inventaire de toutes les particularités de votre organisation sur les points concernant :

  • l’effectif de la structure,
  • les outils employés,
  • les processus internes.

Cet exercice facilitera la conception de votre logiciel et son paramétrage sera plus en adéquation avec votre entreprise. Ainsi, vos bénéfices seront maximisés.

logiciel de paie

Optez pour un logiciel de recrutement

Aussi appelé ATS (Applicant Tracking System), un logiciel de recrutement est un outil indispensable dans la gestion des ressources humaines. Dans un contexte où les entreprises reçoivent des milliers de CV par an, il convient d’adopter cet outil, afin de mieux gérer les processus de recrutement (quelle que soit la taille de l’entreprise).

En réalité, un logiciel de recrutement sert principalement à automatiser et digitaliser les tâches liées au processus de recrutement. Ainsi, il permet de mettre en place une stratégie visant à recruter les meilleurs talents de façon intelligente. À cet effet, on retrouve sur le marché deux grands types de logiciels de recrutement. Le logiciel de recrutement SaaS et le logiciel On-Premise. Chacun d’eux présente des spécificités que vous devez considérer avant de faire votre choix.

Les logiciels On-Premise

Les logiciels On-Premise sont des programmes directement installés sur les serveurs de votre entreprise ainsi que sur les postes de travail des recruteurs. À cet effet, ils nécessitent des moyens techniques importants :

  • un serveur pour stocker les données des candidats,
  • des postes de travail,
  • une personne chargée de signaler et de réparer les bugs.

Le principal avantage des logiciels On-Premise est qu’ils sont faciles à personnaliser. De plus, ils offrent plus de contrôle sur le processus de mise en œuvre. Toutefois, il faut noter que ces programmes évoluent très lentement, ce qui implique le fait que peu de mises à jour sont à prévoir. Ce défaut représente une réelle contrainte, car le secteur des ressources humaines connait une évolution constante.

recrutement entreprise

Les logiciels SaaS

Contrairement aux logiciels On-Premise, les logiciels SaaS sont hébergés sur des serveurs en ligne. Le principe consiste à accéder à distance au logiciel au moyen d’une connexion internet. De ce fait, ils ne nécessitent aucune installation sur les postes des utilisateurs ni aucun moyen technique de votre part. Tout ce dont vos recruteurs ont besoin est une bonne connexion internet et un ordinateur.

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Par ailleurs, toutes les informations des candidats sont stockées sur les serveurs de l’éditeur du logiciel. De plus, les mises à jour peuvent être effectuées à distance et de façon régulière par l’équipe de développeurs du logiciel. En résumé, les logiciels SaaS offrent une multitude d’avantages. Grâce à eux, vos recruteurs ont la possibilité de travailler depuis n’importe quel endroit et quand ils le veulent. Cela représente un réel atout, notamment avec le développement du télétravail.

En outre, avec ces logiciels, vous pourrez réaliser de réelles économies et maîtriser vos coûts. Ils fonctionnent comme des abonnements mensuels ou annuels, dont les coûts dépendent des fonctionnalités choisies et du nombre d’utilisateurs. Dans ces tarifs sont inclus les services de maintenance, les mises à jour, l’hébergement, etc.

Il faut également souligner qu’avec le mode SaaS, vos données sont sécurisées. Elles sont sauvegardées tous les jours et sont conservées dans des data centers équipés de technologies de pointe.

Les logiciels SaaS présentent de nombreux avantages face aux logiciels On-Premise. Ils sont faciles d’utilisation et évitent bon nombre de contraintes à vos recruteurs.

Accompagnez les collaborateurs durant leur parcours

Pour optimiser la gestion des ressources humaines au sein de votre entreprise, vous devez veiller à une bonne intégration des nouveaux employés. En effet, dès que vous effectuez un recrutement, vous devez mettre en place un système de suivi du personnel recruté. Cela leur permettra de s’approprier rapidement l’identité et la culture de votre entreprise.

Pour commencer, vous pourrez leur affecter un tuteur, afin qu’ils ne se retrouvent pas seuls. Vous pourrez également organiser des formations à l’endroit de vos employés afin qu’ils se sentent davantage membres de votre entreprise et qu’ils soient accompagnés dans leur parcours professionnel.

Par ailleurs, accordez des promotions aux employés les plus méritants si vous avez besoin de compétences en interne. Cela participera indubitablement à encourager et à motiver votre personnel. En outre, vous pouvez organiser par moment des évènements d’entreprise comme des soirées et des team buildings.

Ces évènements conduiront à l’amélioration de la communication interne, tout en participant à accroître la motivation de vos employés ainsi que leur productivité.

Améliorez votre communication

Pour une meilleure gestion des ressources humaines, vous devez mobiliser et fidéliser vos employés, afin qu’ils se sentent impliqués dans votre structure. Pour cela, il est opportun d’adopter un langage positif. Dans cette perspective, vous devez supprimer de votre vocabulaire les appellations telles que salarié, employé ou patron. Préférez plutôt des mots ayant une portée et une connotation plus participative. Il s’agit par exemple des termes comme collaborateur ou manager.

En effet, à travers le terme « collaborateur » on retrouve un sens de responsabilité et d’implication plus accentué. De même, l’expression « manager » donne à son porteur une mission de direction et de supérieur hiérarchique.

En outre, vous devez mettre un point d’honneur à soigner la communication dans votre entreprise. À cet effet, vous devez pratiquer l’écoute active dans votre équipe. Il s’agit d’un concept dont l’idée est de permettre à un interlocuteur de s’exprimer librement et d’être écouté de façon sincère et avec attention. Cela aura pour effet de permettre à vos collaborateurs d’être plus ouverts et plus expressifs.

Vous devez également encourager l’esprit d’équipe. Une équipe qui s’entend et se comprend aisément a plus de chance de bien communiquer. En mettant tout en œuvre pour atteindre cet objectif, l’entente générale est garantie et des relations peuvent être facilement nouées entre vos collaborateurs. N’hésitez pas à mettre en place des moments de convivialité comme les cafés, les déjeuners, etc.

Faites appel à un conseiller en gestion des ressources humaines

Pour faciliter la gestion des ressources humaines dans votre entreprise, vous pouvez contacter un conseiller dans le domaine. En effet, plusieurs cabinets se sont spécialisés dans le conseil et offrent leur expertise aux entreprises. Le rôle principal du conseiller consiste à améliorer la qualité du travail de vos collaborateurs.

Pour choisir votre conseiller, vous pouvez effectuer une requête dans l’annuaire des métiers. Vous obtiendrez de nombreux résultats. Cependant, pour identifier un conseiller fiable, vous devez tenir compte de certains critères comme sa réactivité, sa disponibilité, sa proximité et surtout sa compétence.

Grâce à l’évolution et au développement technologique, il existe désormais de nombreux outils digitaux pouvant vous accompagner dans la gestion des ressources humaines. Cependant, ils doivent être associés à des techniques qui renvoient plus à l’humain, pour une gestion optimisée des ressources humaines.

Yohann G.