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Séminaire d’entreprise : 10 conseils pour l’organiser

Les séminaires d’entreprises sont un bon moyen pour faire l’état des lieux du management de l’entreprise et redéfinir la ligne directrice du management interne. C’est le moment idéal pour renforcer les liens avec ses équipes et revoir les objectifs en cours. Que vous soyez dirigeant ou manager dans cet article nous vous donnons 10 précieux conseils pour organiser votre semaine d’entreprise.

#1- Définir les objectifs de son séminaire d’entreprise

montagnes

La première étape de l’organisation de votre séminaire d’entreprise consiste à se poser une série de questions et à y répondre.

La première question à se poser, c’est “pourquoi ?”. Pourquoi voulez-vous organiser un séminaire d’entreprise ?
Quels sont vos objectifs ? Les déterminer et les mettre au clair, c’est poser les bases et vous donner une vision claire de ce que vous souhaitez en organisant un séminaire pour votre entreprise.
Est-ce que votre séminaire est un séminaire d’intégration ? Est-ce un séminaire pour renforcer les liens au sein de l’entreprise ?
Est-ce qu’il concerne uniquement les managers ? Est-ce qu’il concerne une seule partie de l’entreprise ?
Est-ce qu’il sera l’occasion d’annoncer les nouveaux projets de l’entreprise ? Vous l’avez sûrement compris, un séminaire d’entreprise peut avoir plusieurs buts.

Le point le plus important, c’est que votre séminaire soit conçu en fonction et pour répondre à son objectif.

#2 – Définir le budget, la date et le lieu de votre séminaire d’entreprise

Le budget

Maintenant que vos objectifs sont clairs, il est temps de déterminer le budget de votre séminaire. Le budget, c’est ce qui vous limitera ou non sur ce que vous allez pouvoir organiser et faire pendant votre séminaire. C’est un point très important dans l’organisation de votre séminaire d’entreprise puisqu’il vous donne un cadre.

Si vous êtes une petite entreprise, il est évident que le budget alloué pour votre semaine sera moins important que celui d’une multinationale.

Cependant, ne partez pas avec l’idée que parce que vous avez moins de budget votre séminaire en sera moins performant. Avec une bonne organisation, votre séminaire sera réussi même avec un budget restreint.

La date

Pour être flexible, prévoyez la date de votre séminaire au moins 4 à 6 mois avant. Surtout si vous faites partie d’une grosse entreprise, organiser un événement se prévoit très longtemps à l’avance. En fonction du planning de votre entreprise et des périodes où votre activité est forte ou non, c’est à vous de choisir le moment idéal.

Le lieu

Certains lieux sont moins chers à certaines périodes de l’année. Par exemple, les îles et les pays chauds sont moins chers en automne-hiver et au début du printemps. En somme, l’endroit que vous choisissez pour votre séminaire est important : en termes de prix, mais aussi d’objectif.

Si votre budget le permet, vous pouvez aller dans un autre pays ou dans un lieu prestigieux. Sachez cependant que vous n’êtes pas obligé d’aller à des milliers de kilomètres ou de vous rendre au Four Season pour trouver des lieux prestigieux. Nous avons la chance, en France, d’avoir les plus beaux lieux d’Europe et des régions très riches.

Beaucoup de lieux historiques, comme certains châteaux, proposent des forfaits de séminaires d’entreprise.

#3 – Choisir le moyen de transport le plus approprié

Un point important mais souvent oublié : le moyen de transport pour vous rendre au séminaire et transporter toute votre équipe. Surtout si vous voulez faire votre séminaire d’entreprise à l’étranger, il faut prévoir le transport à l’avance. Au sujet du transport, il y a plusieurs cas de figures.

Le lieu du séminaire est proche de votre entreprise :

Dans ce cas vous pouvez demander aux participants de s’organiser en conséquence pour prendre le métro, le tramway ou les transports en commun. Attention si vous optez pour cette option, vérifiez bien à l’avance que le lieu est bel et bien desservi par les transports en commun. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez organiser le covoiturage entre les participants ou louer un bus.

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Le lieu est à plus de 1h de votre entreprise :

En fonction de votre budget, vous pouvez envisager la location d’un bus ou d’utiliser le train. Privilégiez le déplacement en groupe plutôt qu’individuel. En effet, le séminaire commence dès que les collaborateurs se retrouvent.

Le lieu est très loin de votre entreprise ou dans un pays étranger :

Si le lieu en question est desservi par une ligne ferroviaire, vous pouvez opter pour le train. Si ce n’est pas le cas, le choix le plus logique sera l’avion. Sachez que pour ce cas précis opter pour l’aviation d’affaires est plus avantageux que d’opter pour l’aviation commerciale.

Pour connaître le prix d’un jet privé, n’hésitez pas à faire appel à des sociétés spécialisées comme AEROAFFAIRES.

#4 – Faites le choix du type de restauration

Pendant votre séminaire, vous allez sûrement devoir vous restaurer et restaurer les autres participants. En fonction de votre budget, vous pouvez opter pour un traiteur pendant la durée du séjour. Vous pouvez également choisir un lieu de séminaire qui propose un service de restauration.

#5 – Choisissez le logement pour votre séminaire

Idéalement, nous vous recommandons de sélectionner un lieu de séminaire qui puisse vous fournir un logement pour chaque membre de votre équipe. Évitez les chambres partagées. Les salariés apprécient ces moments d’entreprise et leurs collègues, mais ils apprécieront d’avoir une chambre seule.

#6 Etablissez une liste d’activités pour votre séminaire d’entreprise

Pour les activités proposées lors de votre séminaire d’entreprise, le mieux c’est de vous référer à vos objectifs déterminés, mais surtout à votre culture d’entreprise. Si certaines peuvent organiser des activités plus loufoques comme une séance de yoga avec des chèvres, pour certaines, il est inimaginable de faire ce genre d’activités. C’est en fonction de vos objectifs et de votre imagination que vous pourrez trouver les activités les plus adéquates. Cependant, on distingue deux types d’activités.

Les incentives

Les activités dites “incentives” permettent de mettre en avant les participants, de les remercier et de mettre en valeur leur contribution dans l’entreprise en général. C’est un moment consacré bilan de l’année et aux performances et démarcations de certains.

Les activités de team building

Les activités “ team building “ sont des activités faites lors des temps de détente. Ces activités sont là pour renforcer les liens entre les participants et créer un environnement de confiance et de bonne humeur.

#7 – Identifier le thème de votre séminaire d’entreprise

Le thème est différent de l’objectif, comme pour le reste, il va se moduler en fonction de l’objectif et du public. Le thème doit être approprié et donner un cadre au séminaire d’entreprise. En découvrant ce thème, les participants doivent être en mesure de prévisualiser ce qu’ils vont faire pendant ce séminaire et y déceler les objectifs. Définir un thème, c’est aussi le moyen d’être moins formel sur le contenu du séminaire et de le rendre plus attractif.

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#8 – Demander un retour d’expérience à vos collaborateurs

Voilà, c’est fait, vous avez terminé votre séminaire d’entreprise ! Pour que cet événement reste à l’esprit de tous les participants et que vous puissiez faire une rétrospective sur vos objectifs n’hésitez pas à faire remplir un questionnaire à vos participants. Ainsi, ils pourront vous donner leurs impressions, ce qu’ils ont apprécié et ce qui peut-être amélioré.

Pensez à communiquer sur les réseaux sociaux de votre entreprise. Partagez sur LinkedIn, envoyez les photos ainsi qu’un résumé du séminaire.

#9 – Des goodies et autres cadeaux d’affaires pour gâter vos salariés

Si vous souhaitez faire dans le détail, vous pouvez prévoir des goodies à la fin ou au début de votre séminaire à l’image de votre entreprise. Recevoir des cadeaux d’affaires est toujours plaisant. Essayez de trouver un ou plusieurs goodies qui puissent être utiles à vos collaborateurs.

#10 – Faites le bilan de votre séminaire d’entreprise

Enfin, vous pouvez établir le bilan de votre séminaire et faire un compte-rendu de tout ce qui s’est passé. Ce retour d’expérience vous aidera pour organiser les événements et séminaires à venir. Faire le bilan de votre séminaire est aussi un moment privilégié pour pointer les choses à améliorer et celles qui ont été un succès.

Avec tous les conseils que nous avons vus ensemble, vous êtes maintenant prêt pour organiser votre séminaire d’entreprise. Prévoyez tout de même votre organisation 4-6 mois avant l’événement.

Yohann G.