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Un bureau plein de documents empilés les uns sur les autres, une montagne de reçus et de factures à traiter et analyser, des employés qui perdent un temps considérable à saisir manuellement les données nécessaires à telle ou telle tâche… Heureusement que ce temps est révolu !
De nouvelles technologies sont apparues et permettent d’automatiser les procédés les plus répétitifs, notamment pour l’extraction et la saisie de données. Cette tâche chronophage et redondante est désormais automatisable.
La reconnaissance optique de caractères, ou OCR pour les plus anglophones, est une technologie automatisant l’extraction des données grâce à un travail conjoint de l’intelligence artificielle (IA) et du machine learning (apprentissage profond).
Vous n’avez pas encore automatisé le traitement des documents de votre entreprise ? Cet article vous fera découvrir en quoi consiste la technologie OCR, les bénéfices que vous pourrez en tirer et comment choisir le meilleur fournisseur.
Qu’est-ce que l’OCR concrètement ?
L’OCR est donc une technologie d’automatisation des processus de traitement de document en entreprise. En d’autres termes, c’est confier à un ordinateur et une IA la possibilité de traiter un document : extraire des informations configurées au préalable.
Cette technologie est basée sur le machine learning. C’est-à-dire que l’ordinateur est en constante évolution et apprentissage afin de respecter une rapidité et un niveau de précision toujours maximal.
L’OCR est très simple d’utilisation et peut s’implémenter dans tous les logiciels professionnels. Son utilisation vous permet d’extraire les données présentes sur tous les documents. Par exemple, extrayez automatiquement les informations présentes sur une carte d’identité pour accélérer votre processus d’enregistrement de clients. La technologie OCR est adaptable à tous les secteurs d’activité.
Les bénéfices à tirer de l’OCR
Peu importe votre secteur d’activité, se servir d’un logiciel de reconnaissance de texte et d’extraction de données améliorera grandement votre gestion de documents. Découvrez une liste non-exhaustive des bénéfices que vous pouvez tirer de l’emploi d’un logiciel OCR.
- Réduction des erreurs : réduisez le taux d’erreur avec un logiciel précis et automatisé. Basé sur le machine learning, le logiciel est en constant apprentissage. Ainsi, confiez l’extraction de vos données à un ordinateur toujours plus précis.
- Réduction du temps passé au traitement des données : beaucoup moins de temps est consacré à cette tâche grâce à l’ordinateur qui est chargé de l’exécution. Le logiciel OCR est beaucoup plus rapide et performant. Les informations sont extraites en l’espace de 1 à 5 secondes.
- Amélioration des performances des employés : qui peuvent se consacrer à des tâches plus stimulantes et importantes pour le cœur de métier que la saisie manuelle des données. Automatiser ce processus, c’est libérer un temps non négligeable que vos employés peuvent donc consacrer à des actes plus importants pour votre activité.
- Augmentation des revenus : moins de temps consacré au traitement des documents c’est la possibilité d’en traiter plus et ce plus rapidement. Ainsi, les employés sont plus tournés vers des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Bien choisir son fournisseur de logiciel OCR, oui mais comment ?
L’OCR est effectif sur n’importe quel type de document dont il faut extraire les données, que ce soit un reçu, une facture, un CV.
Avant de profiter des bénéfices de l’OCR, il est conseillé de faire un état des lieux de vos besoins. Un bon état des lieux vous permettra de trouver plus facilement le fournisseur.
Définissez vos besoins, étudiez les différents fournisseurs… Voici quelques étapes à suivre pour vous aider à mettre en place l’automatisation au sein de votre entreprise :
- Définition des besoins
- Sondage des collaborateurs
- Analyse du marché
- Calcul du retour sur investissement
- Enfin, l’étape test et l’évaluation
Définissez vos besoins
Établissez vos besoins, à court et long terme. Quelles tâches sont à automatiser, quels types de documents sont traités en majorité ? Établissez également le budget allouable à cette nouvelle démarche.
Sondez vos collaborateurs
Observez les déroulements actuels dans votre entreprise. Pour chaque tâche répétitive, étudiez les informations à extraire, le temps qui y est consacré et les moments propices à l’erreur.
Analysez le marché de l’OCR
Tapez OCR sur votre moteur de recherche et vous trouverez pléthore d’offres. Toutes ne vous conviendront pas forcément. Analysez les différentes offres et les fonctionnements de chacun des fournisseurs.
Calculez le retour sur investissement
Une fois un choix restreint de potentiels fournisseurs effectué, calculez en fonction du tarif et de la solution proposés, le fournisseur correspondant le plus à vos besoins. Lequel colle le plus au budget initial, lequel offre la solution la plus adéquate ?
Test et évaluation
Après avoir construit votre ROI, vous avez probablement choisi votre fournisseur OCR. Avant toute chose, demandez à tester la solution et assurez-vous d’avoir un bon accompagnement. Un bon fournisseur ne se contente pas seulement de fournir une solution logiciel mais également doit assister à son installation et vous accompagner durant tout le processus.
Trouver son fournisseur OCR
Utiliser un logiciel OCR c’est améliorer grandement votre processus de travail. Les documents sont traités plus rapidement et de façon plus précise. Cela vous permettra de traiter plus de documents et ainsi augmenter votre productivité et votre activité.
Avant de vous lancer, faites un état des lieux des besoins de votre entreprise. Le but étant de vous permettre de cerner ce que vous cherchez en termes de fournisseurs et de solutions.
Adopter la technologie OCR au sein de votre entreprise est donc le bon geste à appliquer !
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