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Tout au long de l’exploitation de son activité, une entreprise doit savoir exactement où va son argent. Ce point est primordial autant pour l’organisation que pour la réussite de l’activité. Une structure qui ne tient pas correctement sa comptabilité est en infraction autant sur le plan commercial que fiscal et juridique. Si un contrôle financier devait être effectué, les documents comptables seraient les premiers à être examinés. En cas d’absence de ces documents, l’entreprise concernée s’exposerait à des sanctions qui peuvent être plus ou moins graves en fonction de la situation.
La tenue de la comptabilité pouvant s’assimiler à une deuxième activité à cause du temps et du suivi que cela requiert, il peut être intéressant de jauger vos possibilités pour la réaliser au mieux. Voici ici plusieurs solutions pour lesquelles vous pouvez opter pour gérer la comptabilité de votre entreprise.
Externalisation de la comptabilité : la gestion intégrale
Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises font le choix d’externaliser leur comptabilité. C’est une tendance forte qui s’accompagne de nombreux avantages. Pour les entreprises concernées, on retiendra surtout la possibilité de commencer avec une équipe réduite entièrement concentrée sur le cœur de métier de la structure.
Ce choix peut se faire de deux manières : la gestion intégrale ou partagée. La première revient à confier l’intégralité de la gestion de votre comptabilité à une entité tierce. Il peut s’agir d’un comptable freelance, d’un expert dans le domaine des finances, ou encore d’une structure spécialisée. L’idéal serait de miser sur la proximité si vous comptez confier la comptabilité de votre entreprise à un partenaire. Ainsi, si vous êtes à la recherche d’un cabinet d’expert comptable et que vous habitez à Paris, préférez une structure locale qui peut justifier d’une bonne expertise et d’une grande expérience.
La gestion intégrale comme son nom l’indique revient à laisser votre prestataire s’occuper complètement de vos différentes tâches comptables. Le professionnel ou l’équipe en charge se verra alors assigner l’organisation de toutes les opérations administratives en lien avec la comptabilité ainsi que du suivi. Il vous fera ensuite des comptes-rendus pour vous tenir informé et pourra vous joindre s’il remarque un problème. Il pourra :
- établir vos documents comptables,
- collecter les justificatifs,
- écrire dans les livres de comptes,
- établir vos déclarations fiscales,
- faire les bilans de fin d’année.
En contrepartie, vous gagnez beaucoup de temps pour vous consacrer à votre activité et à son développement. Toutefois, vous vous en remettez entièrement à votre prestataire pour la tenue de votre comptabilité. Il faudra dans ce sens vous assurer de choisir une structure digne de confiance. Celle-ci pourra vous conseiller au mieux sur tous les risques légaux et fiscaux liés à votre activité.
Prestataire externe : la tenue partagée de la comptabilité
Si l’externalisation en gestion intégrale offre des avantages certains, la tenue partagée peut lui être préférée dans certaines situations. C’est le cas notamment lorsqu’une entreprise désire garder un certain contrôle sur certaines tâches comptables. Ces dernières seront alors effectuées par une équipe en interne et le reste des opérations pourra être confié à un prestataire externe ; c’est le choix de l’externalisation en tenue partagée.
Cette solution permet aux chefs d’entreprise de moduler comme bon leur semble leur suivi financier en fonction de leurs priorités. Ils peuvent adapter les termes de l’externalisation avec leur collaborateur avec plus de flexibilité. De cette manière, ils peuvent être plus souples dans la gestion du temps consacré à leur activité. En cas de forte demande, ils peuvent ainsi confier plus de tâches au prestataire externe et lorsqu’ils sont plus libres, récupérer la gestion d’une partie de ces opérations. C’est aussi un moyen de garder la main sur vos opérations comptables tout en maîtrisant le coût de l’externalisation.
Toutefois, même si ce choix permet d’être plus flexible quant à la gestion des tâches comptables, il faudra prendre le temps de définir un accord clair avec votre partenaire avant de vous lancer. Un changement de direction par rapport au suivi des tâches devra au préalable être mentionné à votre prestataire à travers un document ou lors d’une réunion.
Constituer un service comptable en interne
Une entreprise peut souhaiter réaliser la gestion de ses opérations comptables en interne pour différentes raisons. Il peut s’agir de clauses de confidentialité sur ses services ou sur ses comptes, ou encore pour éviter les frais d’externalisation, etc. De fait, si la loi exige que les sociétés tiennent leur comptabilité à jour, aucune mention n’est faite quant à la nécessité de faire appel à un expert dans le domaine. Ainsi, si vous aimez manier les chiffres et que vous avez le temps de le faire, il peut être intéressant de tenir vous-même votre comptabilité. Prenez toutefois le soin de vous informer sur les standards en vigueur.
Si vous avez une grande entreprise, il sera presque impossible que vous vous occupiez de la comptabilité de votre structure vous-même. Si vous voulez internaliser ces opérations, vous pouvez recruter un profil comptable ou constituer une équipe qui se chargera de ces opérations en fonction de la taille de votre activité. Le service comptable pourra alors assurer :
- la tenue de la trésorerie,
- l’enregistrement des encaissements et des décaissements dans le livre comptable,
- l’inventaire de vos produits,
- l’établissement des bilans de la société,
- l’analyse de l’état financier et des performances de votre entreprise.
Cette option se réserve davantage aux grandes entreprises qui comptent de nombreux points de vente qui enregistrent eux-mêmes des centaines, voire des milliers de transactions tous les jours.
Tenue en interne : le consultant expert comptable
Une PME qui souhaite internaliser sa comptabilité peut naviguer entre deux possibilités : le recrutement d’un profil comptable ou l’intervention ponctuelle d’un expert comptable. Dans les deux cas, les coûts peuvent être maîtrisés. Le profil comptable s’assurera de tenir à jour la trésorerie de la structure et pourra informer les dirigeants en cas de problème. La rémunération pourra se faire en fonction de l’expertise du profil. Si le profil est très compétent, les risques que la rémunération soit très élevée seront plus forts. Il sera alors préférable de vous offrir ses services de manière ponctuelle afin de contenir les coûts.
Un consultant comptable maîtrise son domaine d’intervention. Il sait quelles sont les décisions à prendre face à certaines situations et peut réaliser des suivis hebdomadaires, mensuels ou trimestriels, selon les besoins de ses clients. Ce type de profil peut intervenir à l’intérieur de votre structure et réaliser ponctuellement les tâches requises. Il faudra également vous assurer de lui avoir fait signer au préalable un accord de confidentialité selon les termes de votre société.
Utiliser un logiciel de suivi de trésorerie
Les opérations comptables représentent un ensemble de processus qui peuvent être automatisés, de manière à limiter l’intervention de l’humain. Pour faire le pas vers la transition numérique, mais aussi soulager les entrepreneurs, de nombreuses solutions logicielles ont été développées. Ces dernières permettent de réaliser la grande majorité des opérations comptables sans grand effort. Si vous êtes un autoentrepreneur, c’est la solution qu’il vous faut dans la mesure où vous pouvez vous occuper vous-même de votre comptabilité sans que cela ne vous prenne du temps.
Si vous avez une grande équipe, il sera préférable de vous diriger vers une solution de type SaaS qui vous offrira plus de fonctionnalités pour automatiser vos différentes tâches. Assurez-vous également d’avoir déjà intégré un système d’information au fonctionnement de votre société. Le logiciel de suivi en SaaS viendra se greffer à ce système pour accéder plus facilement aux informations dont il a besoin pour tenir votre comptabilité à jour.
Pour finir, les solutions numériques peuvent faire l’objet de cyberattaques. Il ne faudra donc pas négliger le point de la sécurité de votre SI. Prenez également le soin de questionner les développeurs de la solution que vous souhaitez adopter sur les protocoles de sécurité qui sont inclus dans le logiciel.
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